技術力では負けてはいない、実績もある、それなのに「なぜか成約できない」。そう悩むシステム開発会社は多いだろう。発注ナビの加盟企業である株式会社Undershaftは、さまざまな工夫で成約率アップを実現している。どんなことをしているのか。同社取締役の伊藤 一記氏に伺ったノウハウを3回連載でお届けする。第2回目は、初回ミーティングの終了後から見積書の作成までの間の成約率を高めるTipsだ。
＜本連載の話者紹介＞
株式会社Undershaft 取締役 伊藤一記氏
大学卒業後、デロイトトーマツコンサルティング合同会社に入社。
大手電機メーカーや保険会社を対象に、組織開発やIT戦略のプロジェクトに従事。中⻑期的な成⻑戦略に基づいたIT組織立ち上げや内製化をテーマに、アジャイル開発や、組織変革を支援。
2020年 株式会社Undershaftを設立し、現取締役。
製造業・リース業をクライアントに、大型業務システムや新規サービスの、戦略定義・要件定義・開発・ 運用から内製化までを一気通貫で支援。
金額明示と信頼関係の構築。見積書の意味合いを理解しよう
発注者との初回ミーティングを終えると、次は見積書を作成するための作業に入る。ただし、初回ミーティングのみでどんなシステムを作るのかが確定することは、ほぼない。初回ミーティングだけでは不十分なので、実際に見積書を提出するまでにはシステムの要件、規模、工数などの全容を把握するために発注者と何度かミーティングを繰り返すこととなる。
伊藤氏は、成約率アップにはこの過程が重要と話す。伊藤氏曰く、システム構築にかかる費用を具体的に決めることになるこのプロセスで同社が実践していることは、自社の開発に対する姿勢や考え方を発注者に伝えながら信頼関係を構築することだという。ミーティングを繰り返す過程でどのようなシステムとするかの全貌が見てきたら、「発注者にとってわかりにくいシステム開発の全工程を完全に見える化します。そして、各工程にどれくらいの工数がかかり、『だからこの工程には、これだけの費用がかかります』と、ひとめでわかるようにして、丁寧に伝えています。ようするに『ブラックボックス』を完全になくしているのです」（伊藤氏）。こうした作業を踏まえて見積書を作成することが大切なのだ。
伊藤氏によれば、見積書には大きくふたつの意味合いがあるという。ひとつは当然だが金額を明確に示すことだ。そしてもうひとつが、このブラックボックスをなくし『お客様に信頼してもらうこと』だ。発注者に『この会社になら任せられる』、『この金額を支払う価値がある』という意識を持っていただけるかどうかが成約率を高める重要なポイントといえそうだ。
見積書の提出は「1回だけ」とは限らない。発注者の要望を実現する「方法と費用」を常に開示
同社では、見積書の提出の仕方にも工夫をしている。
一般的に、見積書は1回だけ作って提出したら、仕様が変更されない限り二度三度と提出することはないだろう。ところが同社では、見積書は1回だけではなく要所要所のタイミングで何度か提出するという。「ミーティングでの話の進み方次第で、その都度、見積金額が変わってもかまわないと思っています」（伊藤氏）。
実際、システム開発の現場では、あれもやりたいこれもいいとアイデアや話が膨らみ、それをそのまま見積もると大きな金額となってしまい発注者が『こんなにかかるの……』と急激にトーンダウンしてしまうことは良くある。そういったことを避けるためにも、同社ではまず発注者が最低限作りたいシステムを構築するならこれだけの費用としたうえで、『前回のミーティングでお聞きしたご要望を反映させると、このくらいの費用になります』と（概算でも）見積書を提出しているのだ。この機能を追加するにはこれだけの費用がかかるとわかれば、発注者とシステム開発会社の間で『まずはスモールスタートが重要。それを着実にして、スモールスタ―トで利益を得られたら次のシステム開発投資に回しましょう』といった話し合いもできる。まさに信頼関係の構築につながる。
伊藤氏は、発注者の要望を予算内で可能な限り実現し、信頼関係を築くには、システム開発会社側でこういう作業ならこのくらいの工数で費用がいくらくらいかかるかをメニュー化して準備しておくことが必要という。実際、同社も過去の実績から、似たようなシステム開発にかかった費用を用意しておいてミーティングに臨み、要望があればその場で概算の費用をお伝えできるようにしているという。「概算でも費用がわかれば、『おっ意外に安いな、ぜひやろう』なのか、『やはりそのくらいはかかるのか……』なのか反応もわかります。結果的にお客様のご要望にマッチした提案を実現できるのです」（伊藤氏）。
このように、システム開発においては費用内訳の透明性が確保されていないと、発注者にとって予期せぬことが起きてしまうこともある。例えば、『システムのメンテナンスにも別費用がかかると知らなかった』、『操作画面のボタンの位置を変えてもらおうとしたら、納品後の修正は別費用と言われた』といったことだ。些細なことで信頼関係が崩れてしまうこともありえるかもしれない。
同社では、見積書についてブラックボックスを完全になくし、この工程にはこのくらい工数とこの費用がかかるということの見える化をしている。そのうえで、『今回のプロジェクトでの見積書』、さらに『将来的にエンハンスの開発をする際にかかる費用の見積書』を分けて正確に作成して提出しているという。
『将来像を盛り込んだ見積書』を提出しておけば、競合のいないブルーオーシャンでの開発も可能に
第2回目では、見積書の作成にあたって成約率を高めるためのノウハウをお聞きした。伊藤氏のお話しからポイントは2つに絞られるだろう。まずは、ブラックボックスをなくすことだ。金額明示と信頼関係の構築という見積書が持つ2つの意味合いをしっかりと理解し、わかりにくい作業や開発工程、不明確な工数をなくし、金額を正しく提示する。それによって発注者にも信頼をしてもらえるのだ。
もうひとつのポイントは、見積書は1回提出したら終わりではないということ。発注者とのミーティングの中で、発注者が最優先で作りたいシステムのコアな部分を構築するにはこれだけの費用、前回のミーティングで出された新規の要望を盛り込むとこのくらいの費用になると、要所要所のタイミングで何度も提出してもかまわないのだ。そのほうが、発注者は費用面について常に把握していられるので安心できる。
そしてさらに同社では、発注者の目の前のプロジェクトにかかる費用の見積書とあわせて、将来的なビジネスの成長・拡張を見越して、将来像を盛り込んだ見積書もあわせて提出しているように心がけているという。伊藤氏は「システム開発会社として『見えないところで儲けようとはしていない』ことをきちんと発注者にお伝えしています。それが伝われば、本音で話してくれるようになるでしょう」とのこと。本音で話せる信頼関係を一度築ければ、他社と競合することなく、次の開発案件のご相談を受けることもできる。競合がいないブルーオーシャンでのシステム開発につながっていくのだ。
次回の第3回目は、実際にシステム開発が終わった後、同じ発注者から次の開発案件を受注するためのノウハウを紹介する。
新規案件開拓の課題は「発注ナビ」で解決システム開発に特化したビジネスマッチング
・コンシェルジュが依頼内容をヒアリング
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