ホームページを作るとき、お問い合わせフォームや、予約システムをつけたいという要望があります。それらはWEBシステムと呼ばれ、導入するには開発会社による専門的な制作が必要となります。ここでは、WEBシステムを開発する際の流れや気を付けなければならないことを8つの手順として分類し、1つずつ詳しくご紹介していきたいと思います。
- WEBシステム開発とは
- 開発したいものを明確にする
- 依頼する会社選びを行う
- 各社に要望を伝える
- 見積りを比較し発注先を決定する
- 開発の開始
- 開発中の進捗管理
- システムのテストと公開
1.WEBシステム開発とは
WEBシステムとはどんなものか確認する
WEBシステムには様々な種類があります。 検索システムやアンケートシステム、予約受付システムなどページ上で使える機能をさす場合もあれば、 メルマガ配信システムやデータベースとの連携まで行う管理画面側の機能をさしている場合もあります。 いずれの場合もサーバ側でPHPやperlなどのプログラム言語を実行して動作するものですので、 プログラムを実行することによって実現できる機能をまとめてWEBシステムと考えても問題はありません。
WEBシステム開発の行程を確認する
Webシステムの開発は大きく３つの工程に分かれます。
１．企画を立案して、仕様を決める段階。
発注者側が開発したいWEBシステムを検討し、それを開発する会社を選定します。 開発会社と共に仕様の詳細を決めていきますが、この段階で詳細な仕様がスムーズに決められると、その後のプロジェクトが順調に進みます。
２．実際に開発を行う段階。
この段階では、決められた仕様に基づいて開発会社が開発を進めていきます。 発注者側は進捗を確認するために定例会などを開いて成果物を確認し、遅れがないかどうかを把握します。
３．完成したシステムのテストを行う段階。
テストは、開発者側、発注者側だけでなく、テストを専門に行う会社を利用することもできます。 この段階で動作に問題があれば、修正が可能です。修正が完了し問題がなくなれば公開となります。
2.開発したいものを明確にする
WEBシステム開発の目的は何なのかを明確に
WEBシステムを開発したいと考えた場合、それによって何を達成したいのかをしっかりと検討する必要があります。 アンケートフォームを設置するのであれば、そのアンケート情報をどのように利用したいのか？ 予約システムを導入するのであれば、そのシステムで具体的にどれぐらいの予約数を獲得したいのか？ など、具体的な目的を設定すればするだけ、開発するWEBシステムの具体的なイメージが作られていくはずです。 目的があいまいなままで開発を開始してしまうと結局利用されないWEBシステムが出来上がってしまいますので、具体的な目的設定は必ず行うようにしましょう。
目的を達成するための機能要望を洗い出す
目的が固まったら、そこから実際に開発するWEBシステムの要望を洗い出します。 ユーザの情報を保持するのであればどんな項目が必要なのか、アクセスが集中するようなものであれば一時間で何件処理できなければならないかなど 具体的なシステムについての要望を上げていきます。 PC向けなのか、スマホ向けなのか、両方に対応するのかといったこともWEBシステムを開発する際には重要なポイントになります。 ユーザビリティーについてもこの時点でしっかりと決めておきましょう。 たとえば、WEBシステムを活用して予約システムを導入したサイトを作るのであれば、迷うことなく予約ができるようになっていなければなりません。 当然のことのように感じるかもしれませんが、このような要望が正しく認識されているのといないのとでは実際に開発で大きな違いが出てきます。
3.依頼する会社選びを行う
発注先の選定は5社程度から行う
社内でWEBシステムに対する要望や予算、納期の目安が決まったら、発注先を探します。 5社くらいを目安に会社を探し、それぞれのWEBシステム開発会社の特徴をあらかじめ調べておきます。 WEB関係の仕事をする会社は多く、システム開発会社も数多くあります。 実績などを見ることで得意な分野のサイトを確認することができますし、 そのサイトの規模から自分たちのプロジェクトにあっているかも確認できます。 コンタクトをとる中で、話しやすい担当者がいるか、窓口の対応が信頼できるかといったコミュニケーション力も会社を知るポイントになります。 開発会社を自分で探すのが難しい場合には「発注ナビ」のような会社紹介サービスを利用する手もあります。
4.各社に要望を伝える
開発会社に要望を正しく伝える
選定した会社から、実際に営業担当者と会っていきます。 「予算」、「スケジュール」、「目的」を最低限伝えて、受けてくれそうな会社を見極め見積り依頼を行います。 初めの打ち合わせでは、先方の実績や得意分野を確認します。開発するWEBシステムの方向性にあった会社かどうかを確認することが目的です。 EBシステムの現実可能性や、予算の確実さを発注先からは見極められています。 各社を公平に見ていくためにチェック項目などを作っておくと、一社ごとの違いや特徴を後で比較しやすくなります。
正確な見積りをとるためには提案依頼書が必要
WEBシステムの開発を依頼する会社を選ぶ際には、発注者側から企画を説明する機会が必要です。 その時に各社に共通の内容を提示することで、同じ内容を盛り込んだ見積書が提案されます。 その企画を説明する書類を提案依頼書といいます。WEBシステムは、規模にもよりますが、多くのデータを扱い、運用してからの改修や、改良も必要な長期的なプロジェクトになります。 初めの段階では、基本的な方向性やシステムに期待する成果を盛り込んでおけば大丈夫です。 社外的な資料としてまとめることで、プロジェクトとしても開発目的などの共有ができます。 WEBシステム開発の経験や知識がなく不安な場合は、企画立案の上流工程から支援してくれる会社を探すケースもあります。 その場合はそうしたコンサルティングのコストを見込まなくてはなりません。また、その際にも数社と見積り比較をすることが確実です。
5.見積りを比較し発注先を決定する
見積りは初期費用と運用費用の両方で判断する
見積りを依頼する際には、各項目ごとの金額を提示してもらうようにします。開発一式での金額だと細かい金額が分からず、比較もしにくくなります。 できれば各項目の金額にざっくりとした予想を立てておくようにしましょう。 その予想から見積りが大きく外れているときは、その見積り項目に含まれている内容を確認します。 WEBシステム開発の見積りで注意するべき点は、初期費用の見積りと運用開始後の見積りを合わせて取ることです。 初期費用が安くても運用での額が高ければ長期的な視点で見ると高くなってしまうことがあります。
>提案書は要望を満たしているのかを確認
提案書は見積りと合わせて提出される場合がほとんどです。提案書に発注側の要望が正しく盛り込まれているかが一番のポイントになります。 見積り金額が安くても機能が要望を満たしていなければ何の意味もありません。 その上で、発注側の意図を汲み取りプラスになるノウハウや、経験を生かした提案があるかが比較のポイントになります。 こうした提案書はシステム開発者でなくても分かるように書かれているものです。それでも分からないところは質問することが必要ですし、 その時の受け答えなども評価のポイントになります。 わかりやすく丁寧な説明のできる営業担当であればシステム開発になれない発注側の担当者にとって心強い案内役になってくれます。 見積りと提案書、他にも開発会社の体制などを総合的に判断して発注先を選定します。
6.開発の開始
開発メンバー全体の方向性をまとめる
WEBシステム開発の発注先が決まると、プロジェクトが実質的に動き出します。 このタイミングで開発にかかわるメンバーを集めてのキックオフミーティングを行うと 開発の目的や機能の概要についての共通認識を持つことができ、今後のプロジェクトをスムーズに進行することができます。 開発が始まると、メンバーはそれぞれの部門でプロジェクトに関わることになるので、 この機会が唯一全員がそろうタイミングになります。
7.開発中の進捗管理
スケジュール通りに進めることが基本
進捗管理の基本は、スケジュール通りに開発が進んでいるのかということを確認することが基本です。 そのためにも開発前にできるだけ作業を細かく分割してスケジュールに落とし込むことが大切です。 不測の事態で遅れが出た場合に、リカバリーできるように開発スケジュールにはできるだけ余裕を持たせておきましょう。 開発会社側に進捗管理を行うプロジェクトマネージャーがいることがベストですが、そういった人がいない場合は、 担当者が進んで進捗管理を行うようにしましょう。少しずつの遅れが納期を大幅にずらしてしまう可能性もあります。 もしもスケジュール通りに進んでいない場合、追加で人を投入したり機能の一部をあきらめるなどの判断も必要になります。 そいうった自体を避けるためにもあらかじめ機能の仕様などをできる限り詳細に決定しておくことが重要です。
開発会社と定期的に開発状況を確認する
開発中のシステムを確認できるように定期的なミーティングを開催します。 仕様通りに開発していたとしても、実際に触ってみることで改善したいポイントが出てくることはよくあることです。 開発が終盤になってしまってからだと難しい修正であっても、序盤の確認で発覚していれば問題なく修正できる場合も多いので 出来る限り多く確認する機会を持つようにしましょう。 また、定期的なミーティングで、期日を意識させることも可能です。 営業担当だけでなく開発にあたる担当者も一緒に参加することができれば機能やイメージがより伝えられます。 もしも、大規模な修正が必要になった場合には追加料金がかかることになります。 それを改修するかしないかは、プロジェクトの全体を見て決めることが必要になります。 当初の予算を優先させるのか、誤差の範囲として償還できるのか、契約の範囲内の変更なのかは、明確にして進めます。
8.システムのテストと公開
公開前のテストで最終確認を行う
テストに関しては、納品前に開発側でも行っていますし、発注者側での社内チェックも行い、ダブルチェックができます。 しかし、細かな動作確認などは漏れがあるかもしれません。テストだけを専門に行う会社もありますので、コストが掛かりますが利用するとシステムの信頼性が増します。 近年ではインターネットを経由したサイバー攻撃も多く発生しておりますので、通常機能のテストだけでなくそういった視点からセキュリティ面でもしっかりとテストを行う必要があります。 不具合や問題があった場合には、修正することになります。もちろん修正にも時間がかかりますのでスケジュールを設定する段階からテスト後の修正期間を設けるようにしておきましょう。 テストが完了し、問題なく動作することが確認できれば無事公開となります。
