文書管理システムの選び方は？費用相場や導入する際のポイントを解説

社内にある書類を効率的に管理するには、文書管理システムの導入が役立ちます。煩雑化した書類をわかりやすく管理するため、文書管理システムの導入を検討する企業も多いでしょう。中には、予算が限られているため、なるべくコストを抑えて導入したいと考える企業も少なくありません。今回は、文書管理システムの導入を検討する方に向けて、文書管理システムの種類や費用相場、システムの選び方を中心に解説していきます。

 

目次

 

 

 

文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化した文書の保管や廃棄、記録されている情報の活用などを行うシステムです。膨大な書類から必要な情報を取り出す場合、アナログな手法だと必要な情報を取り出すのに時間がかかってしまいます。しかし、文書管理システムなら必要な情報がすぐに取り出せるため、業務の効率化に貢献します。

 

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリットとして、以下のものが挙げられます。

• オフィス環境の改善

• セキュリティの強化

• 文書のバージョン管理

• 業務の効率化

文書管理システムを導入すると、オフィスにある文書をデータ化でき、かつオフィス全体をすっきりさせられます。また、文書をデータ化してシステムのアクセス権限を絞っていれば、セキュリティ強化にもつながります。ほかにも、文書ごとの最新バージョンの把握や管理ができ、情報が変わっているというトラブルへの対応がしやすいです。そして、書類の管理場所がわかりやすくなれば、すぐに欲しい情報が探せて業務の効率化に貢献します。

 

提供形態で考える文書管理システムの費用相場

文書管理システムの導入方法として、主に3つの方法が挙げられます。

 

• ゼロから自社独自のシステムを開発してもらう方法

• クラウド型のパッケージソフトを導入する方法

• オンプレミス型のパッケージソフトを導入する方法

それぞれの方法の費用相場は、以下の表のとおりです。

導入方法	費用相場
システム開発	233万円～
パッケージソフト（クラウド型）	10万円～
パッケージソフト（オンプレミス型）	1,000万円～

 

●ゼロから自社独自のシステムを開発してもらう方法

システム開発は、システム開発によってゼロから文書管理システムを構築する方法のことです。自社に合ったシステムを導入しやすいため、開発後には運用・保守サポートが受けられます。また、カスタマイズ性も高く、社内の状況を踏まえた上で機能改善やアップデートを依頼することも可能です。

コスト面については、システム開発の依頼先や導入する機能、対応してくれるエンジニアによってコストが大きく変わります。特に人件費の比重が高く、「エンジニアごとの単価×人数×かかった月数」で計算されます。計算式があればおおまかな費用相場を算出できますが、システム開発全体での費用相場は233万円程度となっています。この基準を目安にしていきましょう。

 

●クラウド型システムを導入する方法

もう1つの方法として、パッケージソフトを導入する方法が挙げられます。パッケージソフトには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型のパッケージソフトのシステムは、初期費用が抑えられるのが特徴的です。月額費用を支払うだけで利用できますが、この月額料金には保守コストなどのランニングコストが発生します。文書管理システムであれば、安いもので月額6,000円以下、高くても月額2万円程度が目安です。必要な機能などをよくチェックした上で、本当に自社に必要な機能が備わったものを選びましょう。

 

●オンプレミス型のパッケージソフトを導入する方法

オンプレミス型のパッケージソフトのシステムは、自社に合わせたカスタマイズがしやすい特徴があります。クラウド型よりもセキュリティ性に秀でている一方。初期費用が高くつきやすく、年間の保守コストも発生してしまいます。文書管理システムでも、導入に1,000万円以上かかるケースが多いです。自社でサーバーやネットワーク機器を用意すると、コストも肥大化しがちです。自社でサーバーやネットワーク機器を持っておく必要性がある場合、オンプレミス型のものも視野に入れてみてください。

 

コストを基準にしたシステムの選び方

コストを基準としてシステムを選ぶ場合、どれを選ぶべきか気になる方も多いでしょう。以下では、それぞれのシステム導入方法のコスト面での評価について見ていきます。

 

●システム開発

システム開発は、初期費用が高い傾向にあります。その代わり、自社の業務に合う独自システムを導入可能です。低コストで安く文書管理システムを導入できたとしても、それが自社で使い物にならないシステムの場合、無駄なコストを発生させてしまいます。システム開発は、無駄なコストを作るリスクをゼロに近づけやすい方法です。

 

●クラウド型システム

クラウド型システムは、初期費用を抑えたい場合に最適なシステム導入方法です。クラウド型システムは月額課金制であるため、導入段階で高いコストをかけずに済むという利点があります。ただ、システム開発などでかかる初期費用や維持管理費より、クラウド型システムの総額費用が逆転することもあり得ます。初期費用を抑えられるだけで、総額費用が抑えられるとは限らない点に注意しましょう。

 

●オンプレミス型システム

オンプレミス型は、初期費用の負担がかなり大きいため、導入に踏み切るのが難しいです。しかし、オーソドックスな機能が欲しい、定期的にカスタマイズもして欲しいという場合におすすめの導入方法です。初期費用がかかるという点で、システム開発とオンプレミス型システムは似ています。そのため、どちらを選べば良いのか悩む方もいるかもしれません。

システム開発は、自社の扱う業界・業種独自の機能が必要な場合に導入すると良いでしょう。一方で、オンプレミス型システムはオーソドックスな機能で十分に業務の効率化が図れる場合におすすめです。この判断基準を参考にした上で、自社に合うほうを選択してください。

 

費用のほかに押さえておきたい選び方

文書管理システムを導入する際には、費用のほかに以下のポイントも押さえておくことが大事です。

• 使いやすい画面になっているか

• 必要な機能が搭載されているか

• マルチデバイスに対応しているか

• お試しプランがあるか

費用もさることながら、使いやすさは非常に重要です。実際に使うのは従業員となりますので、その方達が使いやすい画面になっているか、必要としている機能があるかなど、お試しプランがある場合にはこうした点が選ぶ際のポイントとなります。

 

システム開発会社を選ぶ時のポイント

システム開発で文書管理システムを導入する場合、システム開発会社を選ぶ際には、以下の点をチェックしておくことが大事です。

• 自分たちで目的や課題を明確にして依頼内容を固めておく

• 予算をあらかじめ決めておく

• 依頼候補の会社から見積書の作成を依頼する

• 開発会社ごとの得意ジャンルや開発言語を調査し、把握しておく

●自分たちで目的や課題を明確にして依頼内容を固めておく

システム開発の目的や課題を自分たちで決めてから、その内容をしっかりシステム開発会社に伝えることが重要です。すべてをシステム開発会社に丸投げしていたら、業務と関係のない機能を搭載したシステムが完成しがちです。システム開発会社とは密な相談を重ね、依頼内容を固めていきましょう。

 

●予算をあらかじめ決めておく

予算はあらかじめ決めておくのが理想です。システムの無理な導入は、万が一失敗した時の負担が大きくなってしまいます。予算を守ることを意識してシステム導入を進めていきましょう。

 

●依頼候補の会社から見積書の作成を依頼する

いきなり依頼を進めると、思ってもみなかった金額を請求されることがあります。そのため、見積書の作成を依頼することが必要です。見積書はシステム会社を選ぶ際の参考にもなるため、複数の依頼候補の会社に見積書の作成を依頼してください。

 

●開発会社ごとの得意ジャンルや開発言語を調査し、把握しておく

システム開発会社の中でも、それぞれ強みを持っている分野や開発言語が異なります。自社で導入したいシステムに合わない分野での実績しか持ち合わせていないシステム開発会社だと、少し不安が残ります。事前にシステム開発会社ごとの得意分野や開発言語を調べておきましょう。

 

見積書でチェックしたい項目

見積書の作成を依頼したら、以下の項目をチェックすると良いです。

• 作業範囲が明確になっているか

• 作業で発生するリスクがきちんと含まれているか

• 工数が計上されているか

見積書でわかるのは概算額だけではありません。作業工程の内容や範囲なども記述されています。それらもチェックしたうえで、依頼するかどうかの判断してください。見積もりに関する詳しい情報は、以下のページで紹介しています。

▶システム開発における見積もりって何をチェックすればいい？

 

煩雑化した文書の整理なら文書管理システムの導入を

文書管理システムはアナログな方法で管理されている文書をデータ化することで、管理・活用しやすくするシステムのことです。文書管理システムを導入すれば、オフィス環境の改善やセキュリティ強化、文書のバージョンの管理ができるようになります。そうなれば、業務の効率化ができ、かつ安心安全なデータの利用が可能です。

文書管理システムの導入方法としては、システム開発とクラウド型、オンプレミス型の3つの方法があります。コスト面でいえばクラウド型がおすすめですが、自社で十分な効果を発揮しないシステムであるリスクもあります。少しコストは高くなってしまいますが、確実に自社に合うシステムが作れるシステム開発が特におすすめです。気になる方はシステム開発会社をいくつか見たうえで、依頼先を探してください。

 

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