経費システムの機能とは？導入のメリット・デメリットや選ぶ際のポイントも紹介

経費システムは、経費精算の作業効率を上げるシステムです。導入によって申請者だけではなく、承認する側の作業時間の削減も期待できます。経費精算業務は、書類の数が多く細かな申請が必要となるため、非常に面倒な作業です。

従来は、紙媒体での精算が一般的であり、会社に持参して押印を受けるといった無駄な労力がかかっていました。特に在宅勤務が増えた現在では、経費精算をするためにわざわざ出社するといった非効率な状態になることも少なくありません。今回は、経費システムの概要とともに、システムを導入した場合のメリットやデメリット、経費システムの選び方についても触れていきます。

 

目次

 

 

経費システムって何？どれだけ便利なの？

経費システムとは、交通費・旅費、備品購入費などの経費精算を自動的に行うシステムのことを指します。経費精算は、従業員が立て替えた費用を会社の経費として精算する作業です。

これまでは紙媒体が主流だったため、費用を立て替えた従業員は領収書を受け取り、会社に持参して承認してもらう必要がありました。これらの作業を経費システムによって自動化することで、経費申請者や承認者、管理者の手間が省けるようになります。

ちなみに2022年1月、国税庁により「電子帳簿保存法」が改正されました。この改正により「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」であれば、電子データによる保存が認められています。こうした背景もあり、近年では経費システムを導入する企業が増えています。

＜出典＞ 国税庁

 

【解説】経費システムの5大機能とは？

経費システムは、単純に経費の申請から承認までを自動で行うだけではなく、さまざまな機能が備わっています。特に下記の5つの機能は重要です。

• 経費の申請及び承認
• 電子帳簿保存
• バックオフィスで一括管理
• 内部統制を強化
• スマートフォンや交通系ICカードに対応

経費システムの機能をきちんと把握したうえで導入すると、より効果的に活用することができます。また、数ある経費システムの中から、自社に合うものを選ぶ際にも役立ちます。続いては、経費システムのメインとなる5つの機能を見ていきましょう。

 

●経費の申請及び承認

経費システムの中で、核となる機能が経費の申請及び承認です。以前は、経費の申請から承認までのすべての段階で、紙媒体が必要とされていました。しかし、経費システムでは、これらの作業がすべてデータ間のやり取りだけで完了します。

例えば「OCR入力」という機能を搭載した経費システムであれば、領収書やレシートをスマートフォンのカメラで写すだけで申請できます。この段階でデータ化されるため、その後の事務作業も効率的に進められます。

 

●電子帳簿保存

経費システムでは電子帳簿保存ができるため、領収書のデータ保存が可能です。現物保管の必要がなくなるため管理が楽になり、保管スペースの問題も解消されます。

基本的に経費に関わる領収書は、法律により7年間の保存が義務づけられています。しかし電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせばデータ化された領収書でも認められるようになりました。

＜出典＞ 国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」「帳簿書類等の保存期間」

 

●バックオフィスで一括管理

経費システムを導入することで、バックオフィスで担う仕事を一括で管理できます。個々の作業で発生していた手間を集約できるため、労力の削減が可能です。バックオフィスとは、事務や総務、経理などの業務を指します。

 

●内部統制を強化

経費システムが持つワークフロー機能を活用すると、申請と承認の履歴がシステム上に残ります。誰がどの費用を立て替え、誰が承認したのかを明確にできるため、内部統制の強化につながります。

内部統制とは、企業が事業目的や経営目標を達成するうえで、不正をすることなく適切に業務をするための体制です。経費システムの導入で内部統制を強化することで企業の風通しが良くなり、社員のモチベーションアップにもつながります。

 

●スマートフォンや交通系ICカードに対応

経費システムと交通系ICカードを連携させることで、経費の精算を効率良く行うことができます。また、不正申請の予防にもなり正確な経費精算が可能になります。

経費システムのほとんどは、スマートフォンや交通系ICカードに対応しています。「Suica」や「PASMO」などの交通系ICカードであれば、利用履歴がデータとして蓄積されるのです。

 

経費システムの代わりにExcelを使うのはアリ？

「経費システムを導入するより、Excelでどうにかならないの？」と考える方もいると思いますが、経費システムとの差は歴然としています。

Excelで経費計算を行うとなると、まず入力や転記作業が必要です。入力・転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスが生じるリスクや、入力ミスを防止するためのチェックも必要となり、余計に時間がかかってしまいます。

さらに経費の承認もすぐに完了しません。

承認の方法は紙に印刷して提出する、ExcelデータをPDFにインポートしてメールで送付する、などが考えられます。しかしどちらにしても承認担当者が不在、ないしメールを確認できないであれば、承認が滞ってしまうのです。

このことからExcelを経費システムの代わりにすることには、限界があるといえます。では経費システムはExcelよりどういった点が秀でているのでしょうか？

 

【メリット】経費システム導入したほうが良い5つの理由

経費システムは、非常に面倒で手間のかかる経費精算業務を効率化させる仕組みです。導入することで、以下のような効果をもたらしてくれます。

• 経費精算における作業の効率化
• 経費精算にかかるコストの削減
• 不正な経費申請の防止
• テレワークや出張が多い環境との相性が良い
• 経営判断に役立つデータが蓄積される

使い方によっては大幅な労力削減につながります。

 

●経費精算における作業の効率化

経費システムの中には、領収書をスマートフォンで撮影するだけでデータ化が可能なシステムもあります。そのまま申請もでき、会計ソフトにも送信できるため仕訳作業も楽になります。

また、スマホアプリから外出先で申請・承認ができるため、経理担当者だけでなく各社員にとっても大幅な業務効率化が図れます。

 

●経費精算にかかるコストの削減

経費システムを導入するとデータで管理ができるため、ペーパーレス化につながります。従来は紙媒体を使用していたため整理にかかる手間や保管スペースが必要でしたが、デジタル化によりこれらを解消できます。

また、申請書の印刷コストや、精算にかかっていた人件費の削減も期待できるでしょう。

 

●不正な経費申請の防止

経費システムでは、交通系ICカードのほかにも、クレジットカードやプリペイドカードの利用履歴を確認できます。詳細が明確になるため、不正申請を未然に防止できます。結果的に、無駄な支出を避け、内部統制の強化につながります。

 

●テレワークや出張が多い環境との相性が良い

経費システムを導入すると、PCだけでなくスマホやタブレットからでも経費申請・承認が行えます。オフィスにいない社員でもスムーズに精算業務を進められるのは大きなメリットです。

外出先からその場で申請できるので、「領収書の溜め込み」による負担や漏れを軽減できます。決裁待ちによる業務停滞を防ぎやすくなるのも特徴です。

 

●経営判断に役立つデータが蓄積される

経費システムでは、部門別・プロジェクト別など、さまざまな切り口で経費データを蓄積・集計可能です。「どこに、どのくらいコストがかかっているのか」を可視化しやすくなるでしょう。

これにより、無駄な出費の特定や具体的な見直しを検討しやすくなり、経営判断の精度向上につながります。予算策定やコストシミュレーションにも活用可能です。

 

【デメリット】経費システムの導入で気をつけたい3つのこと

便利で内部統制の強化にもつながる経費システムですが、少なからずデメリットもあります。

• 経費システム導入費がかかる
• 社内ルールやワークフローの見直しが必要
• 情報漏えいの恐れ

導入前に理解しておくことで、賢く経費システムを活用できるはずです。

 

●経費システム導入費がかかる

経費システムのデメリットの1つが、導入にかかるコストです。利用料やバージョンアップ時の費用などのランニングコストの計算も徹底する必要があります。

トラブル時や従業員が使いこなすまでのサポートコストも含めて、事前にシミュレーションしておくことが大切です。

 

●社内ルールやワークフローの見直しが必要

経費システムを導入すると、従来の紙媒体を使った管理方法とは大きく変わります。そのため、社内ルールの見直しが必要になる場合があります。

社員が戸惑わないように事前に説明を行い、システムに関する質問に答えられる体制を整えておきましょう。

 

●情報漏えいの恐れ

便利な反面、セキュリティがしっかりしていないと情報漏えいする恐れがあります。

リスクを避けるためにも、データの暗号化やアカウント権限の設定など、データの重要度に合わせてセキュリティを強化することが大切です。

 

経費システムの主な種類とは

経費システムには、提供形態によっていくつかの種類があります。

 

●クラウド型経費システム

インターネット経由でサービス提供される形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用や運用負荷を抑えられるのが特徴です。法改正にあわせた自動アップデートが行われるメリットもあります。

 

●オンプレミス型経費システム

自社サーバーに導入する形態です。細かなカスタマイズが可能で、高いセキュリティ要件が求められる組織に向いています。一方で、サーバー保守などの運用コストや専門人材が必要です。

 

●パッケージ型システム

すでに機能が実装された「製品版」を購入する形態です。多くの企業で共通する標準機能が用意されており、導入コストや期間を抑えやすいのが特徴です。

 

●インストール型システム

専用ソフトをPC等にインストールして利用します。インターネット接続が前提でない環境でも使いやすい一方、バージョンアップの手間がかかる点には注意が必要です。

 

●単体型か統合型かの違い

単体型は精算機能に特化し、操作性を重視する企業に向いています。統合型は会計や勤怠管理システムと連携されており、二重入力を減らしてバックオフィス全体の効率化を図れるのがメリットです。

 

 

経費精算システムに関するよくある質問（FAQ）

 

Q. 経費システムとはどのようなシステムですか？また、備わっている主な機能は何ですか？

経費システムとは、交通費や備品購入費など、従業員が立て替えた費用の精算を自動的に行うシステムです。主な機能には、スマートフォン等で完結する「経費の申請・承認」、領収書の画像データを管理する「電子帳簿保存」、総務・経理の事務作業を「一括管理」する機能、不適切な支出を防ぐ「内部統制の強化」、そして正確な実費精算を可能にする「交通系ICカード連携」の5つがあり、経費精算のサイクルを大幅に効率化します。

 

Q. 経費システムの代わりにExcel（エクセル）で経費精算を行うことはできますか？

Excelでの管理も可能ですが、入力ミスやチェックの手間、承認プロセスの停滞といった多くの限界があります。手入力による転記はミスを誘発しやすく、また紙への印刷やメール送付などのアナログな工程が残るため、テレワークに対応しづらい側面があります。特に承認者が不在の場合に手続きが止まってしまうなど、スピード感のある精算業務の妨げになることが課題です。

 

Q. 経費システムを導入するメリット（理由）を教えてください。

「作業の効率化」「コストの削減」「不正申請の未然防止」の3点が大きなメリットです。領収書をスマホで撮影して即座にデータ化したり、ICカードの利用履歴と連携したりすることで、手入力の手間がほぼゼロになります。これにより、印刷代や保管コストを削減できるだけでなく、承認経路が可視化されることで二重申請や私的利用などの不正を未然に防ぎ、企業の内部統制を強化できます。

 

Q. 経費システムを導入する際のデメリットや注意点はありますか？

導入・運用に伴う「コスト」の発生や「社内ルール」の変更、そして「セキュリティ対策」に注意が必要です。初期費用や月額利用料などのランニングコストを事前に算出しておくほか、紙からデジタルへの移行に伴うワークフローの見直しと社員への丁寧なレクチャーが求められます。また、機密情報を扱うため、暗号化や権限設定といった情報漏えいを防ぐための万全な対策が不可欠です。

 

Q. 自社に合った経費システムを選ぶためのポイントは何ですか？

自社の既存システムとの「連携性」、長期的な「コストパフォーマンス」、そして「サポート体制」と「安全性」の4点を軸に選定します。具体的には、会計ソフトやICカードとスムーズに連携できるか、無理なく継続できる料金体系か、トラブル時のサポートが手厚いかを確認します。また、クラウド型であれば製品自体のセキュリティ、オンプレミス型であれば社内インフラの防御体制が万全であるかを厳密にチェックすることが重要です。

 

経費システムを選ぶ際の4つのポイント

自社に合うものを選ぶためには、以下のようなポイントを押さえることが大切です。

 

●自社のニーズにマッチしているか

まずは目的を明確にしましょう。手間を省きたいなら交通系ICカード連携、コスト削減を狙うなら会計システム連携といったように、課題にマッチした機能を見極めることが重要です。

 

●継続して利用することが可能か

導入費用だけでなく運用コストも把握しましょう。費用がかさみ途中で解約することにならないよう、自社の予算状況と照らし合わせて慎重に検討する必要があります。

 

●自社が望むサポートを受けられるか

導入時のレクチャーやトラブル時の対応など、サポート体制の充実度を確認しましょう。社内に専門人材がいない場合は、手厚いサポートがある製品が安心です。

 

●安心して長く運用できるか

セキュリティ機能が万全な製品を選びましょう。クラウド型なら製品自体のセキュリティを、オンプレミス型なら社内ネットワークの対策も含めてチェックが必要です。

 

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