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受発注システムとは?メリットから選ぶ際のポイントまで解説

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システム受注の図

製造業や飲食業を中心に普及している「受発注システム」をご存知でしょうか。受発注システムとは、その名のとおり、受注と発注を管理するシステムのことで、受注側と発注側の両方の業務を効率化できるシステムです。

企業活動においては、業務の効率化やコストダウンなどを目的に、多様なシステムが導入されています。従業員の給与や勤怠情報を管理する「勤怠管理システム」や、商品の出荷や配送状況を管理する「配送管理システム」など、その種類は様々です。

今回は、「受発注システムについて知りたい!」「自社に受発注システムを導入したい!」という企業担当者に向けて、受発注システムの基本情報や選ぶ際の比較ポイント、メリットなどを解説します。

 

目次

 

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受発注システムとは

受発注システムは、部品や食材の受発注など、製造業や飲食業を中心に幅広く使用されています。「いつ」「何を」「どのくらい」受注または発注するのかをインターネット上で管理するシステム で、業種を問わず、取引関係にある企業同士が使用しているケースも多く見られます。

インターネットが普及する以前は、企業間の取引は電話やFAX、紙媒体などを用いて取引を行うことが一般的でした。また、インターネットが十分に普及してからも、メールや電話、FAXなどで受発注業務が行われていました。しかし、これらの方法は、記入ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい方法です。加えて、取引のたびに書類を印刷する必要もあり、コスト面でも効率が良いとは言えません。

通信技術が発達した現在では、手軽かつスピーディーに受注や発注が行えるシステムとして受発注システムが普及しているというわけです。

 

受発注システムにはどんな機能がある?

受発注システムは、受注と発注の両方に使用できるというシステムの特性上、機能は受注側と発注側で異なります。受発注システムに搭載されている主な機能には、以下のようなものがあります。

 

受注側の機能
受注一覧 取引先企業と受注内容を一覧化する機能
明細管理 受注内容の明細を表示する機能
伝票出力 受注伝票を出力する機能
受注通知 受注を受けたらメールで通知する機能
在庫管理 商品別に在庫状況を管理する機能
請求書作成 在庫数に合わせて自動的に発注する機能

 

 

発注側の機能
発注一覧 取引先の企業と発注内容を一覧化する機能
発注入力 納期や数力を入力して発注を行う機能
伝票出力 発注伝票を出力する機能
自動発注 在庫数に合わせて発注を自動化する機能
支払い管理 支払い金額を管理する機能
再発注 履歴と同じ内容を再度発注する機能

 

このほかには、自動で見積書を作成する機能や得意先別に値引き対応を行う機能などが搭載されることもあります。搭載される機能は、システムによって様々です。さらに、業界によっては、独自の機能を搭載し、その業界ならではの情報管理に合わせてカスタマイズするケースも少なくありません。

例えば、飲食業で使用される受発注システムの場合、商品の原産国やアレルギー情報などを受注側が入力、発注側が確認する機能などが搭載されるケースもあります。

企業で受発注システムを導入する場合、受注側と発注側のどちらであったとしても、どんな機能が必要なのかを吟味することは不可欠です。搭載するべき機能を絞り、自社の業務内容とマッチした受発注システムを導入するようにしましょう。

 

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入することによって、受注者、発注者の双方に様々なメリットがあります。どのようなメリットがあるかを具体的に把握しておくことは、受発注システムを導入する際の参考になるでしょう。ここでは、受発注システムにおけるメリットを受注者、発注者それぞれの目線を踏まえながら解説します。

 

●発注者の負担軽減

従来のやり方であれば、受発注のたびにやり取りをする必要があり、その都度内容を確認する負担がありました。しかし、受発注システムを使えば、発注ごとに行っていた確認作業が少なくなり、発注者の負担を軽減することができます。

また、紙媒体の発注書の場合、書き方によっては読みづらい印象を与え、間違った情報が伝わってしまうこともありますが、 受発注システムでは、数字の読み間違えなどが発生しないため情報がスムーズに伝わり、電話確認の手間もかかりません。さらに、発注履歴が残るため、再度発注する際や定期的に発注する場合も楽になります。加えて、24時間稼働している状態になるため、発注タイミングを気にしなくて済む点もメリットと言えるでしょう。

 

●受注者の負担軽減

受発注システムでは、受注データを使って伝票や納品書の作成をすることができます。従来のやり方であれば、受け取った情報を作成用に再度入力する手間が必要でしたが、受発注システムを使えば入力の負担が軽減されます。さらに、受発注データは、CSVファイルでの出力も可能なため、ほかのシステムで活用することもできます。リアルタイムで情報共有もできるため、場所や時間を選ばず確認でき、ミスの削減も期待できるでしょう。

また、FAXで発注書を受け取る場合、混線や通話中などで届かないことも考えられます。そのため、発注書を送信後にメールや電話などで到着確認を行っている企業も多くあります。しかし、受発注システムであれば、こうした到着確認の手間を省くことができ、全体的な工数削減につながります。加えて、FAXや電話、メールなど、様々な手段で発注を受けることで管理が煩雑になりがちだった業務も、受発注システムを導入することで、受注ルートを集約でき、業務の効率化を図れるというメリットもあります。

 

●ヒューマンエラーの削減

ヒューマンエラーをなくせる点は、受発注システムの大きなメリットの1つです。FAXや電話、メールでの発注は、どうしてもヒューマンエラーが起こりやすいものです。書き間違いや計算間違い、聞き取りミスなどで困った経験がある方も多いでしょう。

その点、受発注システムであれば、自分で計算をする必要がなくなり、金額の不一致は発生しません。また、在庫状況もシステムに反映されるため、発注ミスを避けることもできるでしょう。

 

●ペーパーレス化

紙媒体での受発注は、大量の紙を必要とします。紙代に加えて、インク代、保管するケース代、通信費などにかかるコストは軽視できません。また、スペース的なコストも多分に必要となり、限られた空間を圧迫するようになるでしょう。

受発注システムを使えば、これまで紙媒体で管理していた情報をすべてデータ化できるようになります。ペーパーレス化を進めることで、紙で溢れかえっていた職場がスッキリするだけでなく、SDGsの観点から見ても好感の持てる企業となるでしょう。

 

●コスト削減

受発注システムの導入は、コスト削減にもつながります。受発注システムを導入することにより、発注数を正確にリアルタイムで管理できるようになった結果、廃棄率が下がり、原価率を抑えることにつながります。

また、従来のやり方と比べると、受発注システムを導入することは、受発注にかかる工数の削減につながり、必要な人的リソースを削減できるようになり、人件費を抑えることにもつながります。

 

●情報の一元管理

受発注システムでは、商品の受注数や種類といった情報を顧客ごとに記録し、一元管理することが可能です。記録した情報は管理ページで閲覧でき、取引情報をリアルタイムで確認することができます。

このような取引情報は、在庫の確保や商品品質の改善、マーケティングの施策導入に役立てることができるでしょう。受発注システムで一元管理した情報を活用し、売上アップを目指すことができます。

 

受発注システムを導入する際に気を付けること

非常に便利でメリットの多い受発注システムですが、導入する際に気を付けておくべきポイントもいくつかあります。ここでは、受発注システムを導入する際に気を付けることについて解説しています。

 

●初期費用や月額費用がかかる

受発注システムの導入には、初期費用や月額費用がかかります。その分、作業が効率化され、ほかの業務に時間をあてられるようなりますが、どの程度費用がかかるかを知っておくことで、赤字になるリスクも回避できます。想定する以上に高額なシステムもあるため、事前に細かく資産しておくようにしましょう。コストを抑えたい場合には、必要な機能だけを利用するという方法もあります。

 

●取引先企業の同意が必要

受発注システムを導入する場合、これまで使っていた受発注方法から移行しなければなりません。そのため、万が一、取引先の同意を得ずに受発注システムを導入すれば、対応できない、取引できないなどの問題が発生するため、注意が必要です。

企業によっては、システムによる注文に対応していないケースも考えられます。その場合、受発注システム導入と合わせてサポートが必要になる可能性があります。導入前に、受発注システムの使いやすさや業務負担が軽減できることを取引先に伝えておけば、円滑に同意を得ることができるでしょう。

 

●スタッフへの指導・共有

受発注システムに限らず、新しいシステムを導入すると、切り替えが難しく、慣れるまでに使用する方が混乱することが考えられます。特に、これまでアナログなシステムで受発注を行っていた企業では、拒否反応を示すスタッフが出てくることもあるでしょう。そうなると、スタッフの誤った操作によりシステムトラブルが起こり、業務停止してしまう可能性があります。

受発注システムを導入する場合には、スタッフに混乱が生じないように操作や業務フローをまとめた資料を配ったり、レクチャーする時間を設けたりすることをおすすめします。作業に慣れれば、結果的にミスや労力を削減できるとスタッフに説明することで、スムーズに導入が進むでしょう。

受発注システムの導入にかかる費用についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご確認ください。

受発注システムの導入にかかる費用やメリットは?

 

受発注システムの導入がおすすめの業界・業種を紹介

受発注システムは様々な業界で活用されています。しかし、受発注システムのメリットを具体的にイメージできず、導入をためらっている企業も少なくありません。実は、受発注システムのメリットは業界ごとに異なります。各業界でどのようなメリットが得られているのか、具体例を参考にするとイメージしやすいでしょう。続いては、受発注システムをおすすめしたい業界を取り上げ、導入例を紹介します。

 

●製造業

受注システムはデータの共有にも長けており、本社内だけではなく工場や倉庫などでも情報を確認できるため、取引先の質問にも素早く返答できるようになるでしょう。受発注システムを導入することでヒューマンエラーが減り、受発注の都度に内容を確認する必要がないため業務の効率化が図ることが可能です。結果的に納品のスピードが上がり、他社との差別化にもつながる点も製造業に取っては大きなメリットです。また、従来の受発注でかかっていた通信費を削減できるほか、煩雑な業務から解放されるため人件費も抑えられます。

 

●卸売業

企業間での受発注を行う際も、受発注システムが役立ちます。従来のやり方だと電話やFAXが主流であり、取引先が営業中でなければ発注書のやりとりができませんでした。しかし、受発注システムを使えば営業時間以外でも問題なく受発注できるため、業務の効率化につながります。

また、ヒューマンエラーが減り誤発注がなくなる点も、B2B業界で重宝されるポイントです。そのほか、B2Bに特化した受発注システムを使えば、月間取引数や受注回数なども把握できるため、営業ツールとしても役立ちます。

 

●小売業

小売業の受発注業務も、システムの導入によってスムーズに進みます。そのほかの業種と同様に、ヒューマンエラーを削減でき業務効率が格段にアップするでしょう。スムーズな受発注により取引上で他社との差別化が図れれば、売上アップにもつながります。また、受発注システムの導入で固定費や人件費の削減も実現するため、受発注以外の業務に力を注げるようになる点も魅力です。

 

●飲食業

食品を取り扱う飲食業において、誤発注はお客様も巻き込む致命的なミスとなります。受発注システムを導入すれば、こうしたミスを回避できるため安心です。また、忙しい業務の合間を縫って発注書を作成するのは、飲食業において大変な手間となります。受発注システムの導入によって、発注方法が統一化されWeb上で場所を選ばず発注できるため、作業工程が削減されます。再発注も簡単にできるので、頻繁に仕入れる食材がある場合も重宝するでしょう。

 

システムを選ぶ際の比較ポイント

受発注は、自社だけでなく取引先も関係する重要な作業です。そのため、受発注システムを選ぶ際は、取引先を巻き込むことも念頭において選ばなければなりません。取引先によってはシステムに詳しい担当者がいないケースも考えられるため、誰でも使えるアプリを選ぶことが大切です。続いては、受発注システムを選ぶ際の比較ポイントを解説します。

 

●業界・業種への対応実績

受発注システムだからといって、必ずしも自社の業務に見合った機能があるとは限りません。しかし、同業種や同じ業界であれば、受発注システムに期待するポイントが似通っている可能性があります。受発注システムを選ぶ際に、同業種への対応実績があるか確認してみましょう。対応実績があれば、自社の課題解決に役立つことが期待できるでしょう。

 

●機能性

受発注システムを選ぶ際には、業務ニーズに合った機能が提供されているかを確認しましょう。受注管理、在庫管理、発注管理、顧客管理など、必要な機能が含まれているかをチェックすることが重要です。これにより、受注から出荷までのプロセスを効率的に管理し、在庫の正確な把握や顧客情報の管理を実現できます。必要な機能が備わっていることで、業務のスムーズな遂行とヒューマンエラーの削減が可能になります。機能性の高い受発注システムは業務効率化や品質向上につながり、ビジネスの競争力を高めることができます。

 

●カスタマイズ性

企業の取引は多種多様なため、標準の機能だけで対応できる受発注システムは稀です。自社の取引内容に対応できる機能が実装されていなければ、利用してもメリットがないため、必要な機能をカスタマイズできるカスタマイズ性は、受発注システムを選ぶ際に重要なポイントです。自社の既存のシステムと連携しやすいかも合わせて確認するようにしましょう。

 

●セキュリティ面の充実

取引では、他社に知られたくない情報を扱うことも少なくありません。そのため、受発注システムのセキュリティは非常に重要です。受発注システムを導入する際には、セキュリティ面の充実したシステムを選ぶようにしましょう。セキュリティが充実していれば、システム上で情報を一元管理していても安心です。

 

●取引先の導入のしやすさ

受発注システムを選ぶ際には、取引先の導入のしやすさを重視しましょう。システムと取引先の互換性を確認し、データの移行や連携がスムーズに行えるかをチェックします。利便性や使いやすさを考慮し、トレーニングやサポート体制も確認しておきましょう。さらに、システム導入によって顧客サービスの向上が期待できるかも重要なポイントです。顧客とのコミュニケーションや情報共有を円滑に行える機能があるかをチェックし、取引先との協力関係を強化しましょう。

 

●データ分析の容易さ

受発注システムの魅力は単純に受発注作業を効率化するだけではなく、データ分析ができる点にあります。受発注のデータによって受注回数や月間取引先数の推移が把握できれば、営業活動にも活用できるでしょう。また、効果的なコスト削減にもつながります。しかし、データ分析がしづらいシステムを選ぶと、業務に役立てることができません。受発注システムを選ぶ場合は、データ分析がしやすいタイプの製品をおすすめします。

 

●操作のしやすさ

受発注システムを導入したばかりの時期は、従来のやり方と大きく変わるためなかなか使いこなせないケースも少なくありません。システム関係が苦手なスタッフがいれば、業務遅延が起こってしまう可能性もあります。こうした問題を長続きさせないためにも、操作しやすいシステムを選ぶことが大切です。誰が見ても一目でわかるような操作性の高いシステムであれば、導入直後から対応できるでしょう。また、無料お試し期間があると使い勝手を確認できるため、なお良いシステムといえます。

 

●導入時・導入後のサポート

いくら便利な受発注システムとはいえ、機械トラブルが起こることもあります。こうしたトラブルに対して、速やかにサポートしてもらえるかどうかもシステムを選ぶ際の重要なポイントです。システム活用中にトラブルが発生し、対応が遅くなってしまうと取引先にも迷惑をかけてしまいます。トラブル解決が遅れれば時間や労力の無駄にもなるため、サポート体制は見逃さずに確認しておきましょう。

 

受発注システムを開発運用するには?

有料無料を問わず、受発注システムは多くのシステム会社から提供されています。機能や料金などを吟味して、導入するシステムを選択するのも1つの手ですが、企業によってはオリジナルの受発注システムを開発することもあります。特に、「既製品では自社に最適なものが見つからない」というケースにおいては、システムの自社開発を検討するのも良い方法です。

とはいえ、どのようなシステムであっても、開発環境や運用可能な部署(または従業員)がいないと、開発と運用は困難といえます。そのような場合は、外部委託でシステム会社に開発を依頼しても良いでしょう。システム会社の中には、受発注システムをはじめとした業務システムの開発を得意とする企業が数多く存在します。発注には費用こそかかりますが、開発力を持たない企業でも、オリジナルのシステムを開発することができます。

「自社開発は難しいけど受発注システムを導入したい」「システム開発が得意な企業を探したい!」 という方であれば、受発注システムを得意とする企業や、詳しい開発案件などを掲載している発注ナビへぜひ一度ご相談ください。

 

 

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