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受発注システムとは?メリットから選び方に至るまで詳しく解説

企業活動においては、業務の効率化やコストダウンなどを目的に、多様なシステムが導入されています。
従業員の給与や勤怠情報を管理する「勤怠管理システム」や、商品の出荷や配送状況を管理する「配送管理システム」など、その種類はさまざまです。
中でも、製造業や飲食業を中心に普及している「受発注システム」をご存知でしょうか。

今回は、「受発注システムについて知りたい!」「自社に受発注システムを導入したい!」という企業担当者に向けて、受発注システムの基本情報やメリットなどを紹介します。
システム導入の際は、当コンテンツをぜひご参照ください。

 

目次

 

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受発注システムとは?

受発注システムとは、その名の通り「取引における受注と発注を管理するシステム」のことです。部品や食材の受発注などで製造業や飲食業を中心に広く使用されています。端的に言えば「いつ」「何を」「どのくらい発注または受注するのか」を管理するシステムで、製造業や飲食業を問わず「取引関係にある企業同士」が使用するケースもしばしばです。よりわかりやすく言えば、「企業同士が利用するショッピングサイト」をイメージしてもらえれば、受発注システムの概要が想像しやすいでしょう。

インターネットが世間に普及する以前は、企業間の取引も電話やFAX、紙媒体の書類などを用いて行うのが一般的でした。ですが、これらの方法は記入ミスや確認漏れといったヒューマンエラーに苛まれやすいうえ、効率的な方法ではありません。おまけに、取引のたびに書類を印刷する必要があるので、コストの面で無駄が生じやすいという欠点があります。

通信技術が進化した現代では、受注や発注をより手軽かつスピーディーに行えるシステムとして、受発注システムが普及しているのです。今でも、電話やFAXを中心に取引を行っている企業も少なくありませんが、業務の確実性や効率などの面から、受発注システムの導入をおすすめします。

 

受発注システムにはどんな機能がある?

受注側の機能
受注一覧 取引先の企業と受注内容を一覧化する機能
明細管理 受注内容の明細を表示する機能
伝票出力 受注伝票を出力する機能
受注通知 受注を受けたらメールで通知する機能
在庫管理 商品別に在庫状況を管理する機能
請求書作成 在庫数に併せて自動的に発注をする機能
発注側の機能
発注一覧 取引先の企業と発注内容を一覧化する機能
発注入力 納期や数力を入力して発注を行う機能
伝票出力 発注伝票を出力する機能
自動発注 在庫数に合わせて発注を自動化する機能
支払い管理 支払い金額を管理する機能
再発注 履歴と同じ内容を再度発注する機能

受発注システムに搭載されている主な機能は上記の通りです。受注と発注の両方に使用できるシステムという特性上、機能も受注側と発注側のそれぞれで異なります。このほかにも、自動で見積書を作成する機能や、得意先別に値引き対応を行う機能など、システムによって搭載される機能はさまざまです。

また業界によっては、独自の機能を搭載し、業界ならではの情報管理に併せてカスタマイズするケースも少なくありません。例えば、飲食業で使用される受発注システムの場合、商品の原産国やアレルギー情報など受注側が入力、発注側が確認する機能などが搭載されるケースもあります。企業で受発注システムを導入する場合は、受注側と発注側のどちらにしても「どんな機能が必要なのか」を吟味することが不可欠です。

以下では、企業で受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説しましょう。

 

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入するメリット
受注側 発注側
受注窓口を一本化できる 日時を選ばずに発注ができる
顧客満足の向上 取引先の取扱い商品を確認できる
自動化による業務効率向上
ヒューマンエラーの減少
ペーパーレス化の推進

機能と同じく、受発注システムは受注側と発注側とでメリットが異なります。受注側と発注側の双方で得られるメリットとしては、業務効率の向上が挙げられるでしょう。例えば、受注側が注文を受けて商品を出荷する場合、従来は「在庫数の確認」や「出荷手続き」などを手動で行うのが一般的でした。

しかし、受発注システムを導入することで、これらの業務を自動処理で賄えるようになり、業務効率の大幅な向上に繋げやすくなるのです。また、人の手がかからなくなれば、それだけヒューマンエラーも発生しにくくなるので、確実性の高い受発注を行うことにも繋がります。

おまけに受発注システムは、受発注の履歴や進捗を管理しています。万が一取引でミスが生じた場合も、「どこでミスが生じたのか」を確認しやすく、すぐに問題解決をはかりやすくなります。これら多数のメリットを享受できることから、受発注システムの導入を検討する、または実際に導入したという企業は珍しくありません。

 

受発注システムにもデメリットはある?

一方、受発注システムは、受注側にしても発注側にしても、システムに依存することで「企業間のコミュニケーションが少なくなりやすい」というデメリットもあります。

さらに、企業間で使用するシステムという特性上、取引先との同意がなければ導入が難しいのも欠点です。企業によっては、電話やメールでの受発注を希望するケースもあります。電話やメール、またはFAXなどの受発注は、システムと比較をするとヒューマンエラーこそ発生しやすいものの、「誰でも利用しやすい」というメリットがあります。そのため、IT化にあまり積極的でない企業だと、新しいシステムの移行が難しいということも珍しくないのです。

このほか、システムの導入検討や実際に運営する際にも、システムの管理を担えるエンジニアの存在が不可欠です。企業で受発注システムを導入する際は、これらのメリットとデメリットを踏まえた上で、導入を検討しましょう。

 

受発注だけじゃない業務システムとは?

受発注システムの基本情報やメリットに加えて、「受発注システム以外の業務システム」について触れておきましょう。受発注システムは、受注と発注の管理を担うシステムのことですが、企業によってはほかの管理業務にもシステムを導入しています。主なシステムの種類は以下の通りです。

 

主な業務システムの種類 詳細
勤怠管理システム 従業員の勤怠情報を管理するシステム
人事給与システム 従業員の給与や賞与などの管理や計算を行うシステム
販売管理システム 商品の売上管理や在庫管理などを行うシステム
配送管理システム 商品の出荷から配送完了までのプロセスを管理するシステム
営業支援システム 顧客情報や案件の進捗、名刺管理などを行うシステム

 

受発注システムと同じく、いずれも特定の業務をサポートするために使用されるシステムとなります。勤怠管理システムや人事給与システムのように「業界を問わず使用されるシステム」もあれば、受発注システムのように「特定の業界を中心に使用されるシステム」なども存在します。

例えば、物流業界を中心に普及している「配送管理システム」や、小売業界で普及している「販売管理システム」など、その種類はさまざまです。中には、複数の機能を併せ持つ複合システムなども存在するほか、受発注システムによっては、これらの業務システムとデータを連動させて使用できるものもあります。

そのため、「業務システムを導入したい」「受発注以外の業務をシステムで管理したい」という方であれば、業務システムの種類や導入方法について学んでおきましょう。この業務システムについては、種類や具体的な導入方法を以下のページで詳しく紹介しているので、ご参照ください。

■業務システムとは?基礎知識から導入するメリットまで詳しく紹介

 

ただし、受発注システムをはじめとした業務システムは、「業務に関係のない機能が搭載されたシステム」を導入しないように注意しましょう。どんなに高性能なシステムでも、使いどころがない場合は機能を持て余してしまううえ、かえってシステム自体の管理コストがかかってしまうこともあります。

 

受発注システムを開発運用するには?

最後に、受発注システムの開発運用の方法を簡単に紹介しましょう。

有料無料を問わず、受発注システムは多くのシステム会社から提供されています。機能や料金などを吟味して、導入するシステムを選択するのも1つの手ですが、企業によってはオリジナルの受発注システムを開発することもあります。とくに、「既製品では自社に最適なものが見つからない」というケースにおいては、システムの自社開発を検討するのも良い方法です。

とはいえ、どのようなシステムであっても、開発環境や運用可能な部署(または従業員)がいないと、開発と運用は困難と言えます。そんな時は、外部委託という形でシステム会社に開発を依頼しても良いでしょう。システム会社の中には、受発注システムをはじめとした業務システムの開発を得意とする企業が数多く存在します。発注には費用こそかかりますが、開発力を持たない企業でも、オリジナルのシステムを開発することができるのです。

「自社開発は難しいけど受発注システムを導入したい」「システム開発が得意な企業を探したい!」という方であれば、以下のページをご参照ください。受発注システムを得意とする企業や、詳しい開発案件などを掲載しています。

 

 

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