給与計算ソフトは、自動的に給与計算してくれる便利なソフトです。法改正による計算方法の変更や面倒な年末調整も、給与計算ソフトがあれば簡単に解決できます。しかし、いざ導入しようと考えても「どのようなサービスがあるのか」「何を基準に選ぶべきか？」とためらっている方も多いでしょう。この記事では、給与計算ソフトの概要や機能、種類、導入のメリット・デメリット、システム導入方法などについてご紹介します。
目次
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給与計算ソフトとは給与に関する作業を自動化できるソフト
給与計算ソフトとは給与に関する作業を自動化できるソフトです。給与計算や振込をオンラインで完結可能、税率などもアップデートでき、給与計算業務の作業効率を高めます。所得税・社会保険料・雇用保険料を自動計算してくれるため、業務負担の軽減も可能です。さらに書類・帳票を自動作成できるため、ペーパーレス化にも対応できます。給与計算ソフトは種類が豊富、勤怠データとの連携もでき、導入形態はクラウド・インストール・オンプレミスの3種類があります。ここから給与計算ソフトの機能と種類を詳しく見ていきましょう。
給与計算ソフトの機能
給与計算ソフトには、主に「自動計算」「給与明細閲覧」「勤怠管理」「バージョンアップ」などの機能があります。
●自動計算機能
給与計算ソフトには、自動計算機能があり、勤怠情報から計算式を設定し手当の自動計算が可能です。月次計算や賞与計算もできます。
●給与明細閲覧機能
給与計算ソフトはパソコンで給与明細を閲覧可能、印刷不要でペーパーレス化を実現できます。過去の給与明細もいつでも確認でき、PDFで印刷も可能です。
●勤怠管理機能
給与計算ソフトには、勤怠管理機能を搭載したものもあり、システムを切り替えるだけで必要な勤怠データを抽出できます。従業員情報の出力・残業手当・休日出勤情報などの勤怠業務の抜け漏れがなく、業務の効率化につながります。
●バージョンアップ機能
バージョンアップ機能があると法律の改正に合わせ、所得税・住民税・社会保険料・労働保険料も自動計算できます。従来は手作業で行っていましたが、料率・税率を自動更新できるため、作業の効率化が可能です。
給与計算ソフトの種類
給与計算ソフトには「人事給与型」「ERP型」「給与計算特化型」があります。
●人事給与型
人事給与型は給与計算と人事労務が一緒になったタイプです。リアルタイムで労働時間・残業時間・深夜労働・休日出勤の把握ができ、独立したシステムにありがちなミスを防ぎ作業時間を大幅に削減できます。面倒な年末調整に関する作業時間も半分以下に減らすことが可能です。
●ERP型
ERP型は企業の基幹業務を統合的に管理できるタイプです。社内の制度変更や運用変更にスピーディに対応可能、追加コストがかからず運用できます。人事管理・勤怠管理・タレントマネジメントをカバーできるタイプや財務会計・販売在庫・給与勤怠をカバーできるタイプがあります。システム・データの統合管理が可能、大規模な投資をせずにシステムを導入することが可能です。
●給与計算特化型
給与計算ソフトには給与計算特化型があります。導入や設定が容易であり、社会保険の処理もミスなく対応可能、年末調整・マイナンバー管理・給与明細書の作成もスムーズに処理できます。給与計算機能のみとなっているため、システム初心者でも簡単に対応できるでしょう。
給与計算ソフト以外の方法
給与計算ソフト以外を利用せずに計算するには、Excelで給与計算したり、社会保険労務士へ依頼したりする方法があります。
●Excelで給与計算
コストを削減するにはExcelでの給与計算が最適です。学校で基本操作を習得できるため、教育コストもかかりません。ただし、スタッフのスキルに左右されるため属人化につながります。すべての作業が手動になるため入力ミスも増えるでしょう。法改正が行われると計算式の変更に手間と労力がかかります。
●社会保険労務士への依頼
給与計算を社会保険労務士へ依頼する方法もあります。費用相場は2～6万円となっており、社員数が多くなると費用もかかります。法改正にも問題なく対応可能ですが、給与計算ソフトを導入するよりコストが高くなるでしょう。
給与計算ソフト導入のメリット・デメリット
給与計算ソフト導入のメリット・デメリットは以下の通りです。
| 給与計算ソフト導入のメリット・デメリット | |
|---|---|
| メリット | ・法改正に対応できる ・属人化を軽減できる ・本業に専念できる |
| デメリット | ・コストがかかる ・データ消失の懸念がある ・操作スピードが落ちる場合がある ・カスタマイズができない |
●メリット
給与計算ソフトの導入には、次のようなメリットがあります。
法改正に対応できる
給与計算ソフトのメリットは法改正に対応できることです。Excelでの作業は手間と時間がかかり入力ミスもありますが、給与計算ソフトなら自動的に所得税や社会保険料を改正に合わせて計算できます。年度途中での金額変更でも処理が可能です。
属人化を軽減できる
給与計算ソフトの活用で属人化の軽減が可能です。従来はExcelで作業していたため、入力スキルにバラツキがあり熟練したスタッフが退職した場合、業務の質が落ちるといったデメリットがありました。給与計算ソフトを導入すると専門知識がなくても簡単に入力できます。
本業に専念できる
給与計算ソフトを導入すると本業に専念できるメリットがあります。経理業務は毎月の給与計算に時間を取られるだけではなく、社会保険料などが改正になると対応しなくてはなりません。そのため、月末には多くの時間がかかるのが悩みでした。給与計算ソフトの活用により給与計算を自動化できるだけではなく、給与明細の交付もオンライン化できます。また、年末調整なども簡単に処理できるため、煩雑な処理に悩むこともありません。その結果、業務の効率化につながり本業に集中できるでしょう。
●デメリット
メリットが多い給与計算ソフトですが、一方で次のようなデメリットもあります。
データ消失の懸念がある
給与計算ソフトはデータ消失の懸念があります。特にインストール型は自社のパソコンにデータが保存される仕組みのため、パソコンが壊れるとデータを復旧できません。こまめなバックアップが必要です。心配な場合はクラウド上にデータが保存されるクラウド型を選んでおきましょう。
操作スピードが落ちる場合がある
給与計算ソフトでクラウド型の場合、繁忙期になると一斉に社員がアクセスするため、操作性が悪くなる場合があります。従業員数が多い企業の場合、無料トライアル期間に操作性の確認をしておくことをおすすめします。
コストがかかる
給与計算ソフトは初期費用や月額費用がかかります。インストール型はバージョンアップで更新料が必要なため、法改正があるたびに追加料金が必要なだけではなく、バックアップ対策もしなくてはなりません。一方で、クラウド型の場合には初期の導入費用は安く済みますが、ランニングコストがかかります。自社の状況に合わせてインストール型が良いか、クラウド型が良いかなどを判断すると良いでしょう。 ただし、自社の場合には何を選択すべきか、判断基準も良くわからないという方もいらっしゃいます。それなら発注ナビにご相談ください。ご相談からお見積もりまで、すべて無料で対応しています。
おすすめパッケージ給与計算ソフト
給与計算ソフトにはシンプルなものから多機能なものまで、短期間で簡単に導入できるサービスがあります。ここからはおすすめの給与計算ソフトを紹介します。
●マネーフォワードクラウド給与
「マネーフォワードクラウド給与」は、時間・場所を問わず利用可能、社会保険料率・所得税率などが自動更新できるサービスです。簡単な初期設定で給与計算ができるため、入力ミスも減らせ作業時間を3分の1に減らせます。
| 提供元 | 株式会社マネーフォーワード |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 【50名以下の中小企業】 スモールビジネス：2,980円／月 ビジネス：4,980円／月 【中堅～大手企業】 お問い合わせ |
●ジョブカン給与計算
テレワークに対応可能な「ジョブカン給与計算」で勤怠連携ができ、作業時間の大幅な削減が可能です。Web明細に対応できるため、従業員はいつでも給与明細を閲覧できます。煩雑な年末調整も簡単に処理が可能です。
| 提供元 | 株式会社DONUTS |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | 【中小企業向けプラン】 400円／月 ※従業員数5名までの無料プランあり 【大企業向けプラン】 お問い合わせ |
●人事労務freee
「人事労務freee」は給与計算だけでなく、勤怠管理もできるサービスであり、リアルタイムで残業や休暇を管理できます。給与明細もワンクリックで自動作成可能、ペーパーレス化につながりコスト削減にもつながります。
| 提供元 | freee株式会社 |
|---|---|
| 提供形態 | クラウド |
| 料金 | お問い合わせ |
給与計算ソフトの3つのシステム導入方法
給与計算ソフトの導入方法は、「パッケージ」「カスタマイズ」「フルスクラッチ」の3つがあります。
●パッケージ
パッケージとは既存システムを使う方法です。基本機能が揃っているほか、価格が安く短期間で導入できるため、中小企業でも導入しやすいでしょう。ただし費用が安いサービスは追加機能がない場合もあり、一旦導入すると変更はできません。
●カスタマイズ
パッケージに必要な機能を追加する場合、カスタマイズする方法があります。しかし、カスタマイズには失敗事例が多くあり、安易に導入するのはおすすめできません。自社の都合でカスタマイズしすぎると、ユーザーの使い勝手が悪くなり運用が困難になり、結局使えないというケースもあります。また、カスタマイズするとパッケージの数倍導入費用がかかります。
●フルスクラッチ
フルスクラッチは、オーダーメイドのスーツのように自社に合わせたシステムを構築することです。自社独自の運用に合わせて開発でき、システム変更も容易にできます。デメリットはコストがかかり、運用までの期間が長いことです。
システム導入する場合、パッケージかフルスクラッチに大きく分かれます。パッケージからカスタマイズする方法もありますが、独自のシステムを構築したい場合や、開発に時間がかけられる場合はフルスクラッチのほうがおすすめです。
給与計算ソフトを選ぶ場合の7つのポイント
では、失敗しない給与計算ソフトを導入するにはどのようにすれば良いのでしょうか？導入を成功するには、自社に合う給与計算ソフトを選び、自動計算できる範囲を確認し、導入目的を明確にするなど7つのポイントがあります。ここでは、ポイントについて詳しくご紹介します。
●自社にあった製品を選ぶ
人気のある給与計算ソフトであっても自社に合うとは限りません。あらかじめ、自社に必要な機能を洗い出し複数のサービスを比較してから選択することをおすすめします。
●自動計算できる範囲を確認する
給与計算ソフトを選ぶ場合、自動計算できる範囲を確認しておきましょう。カスタマイズやスクラッチの場合、多くのことを期待して業務範囲を広げがちです。しかし、業務範囲を広げ過ぎるとシステムが複雑になり過ぎて、運用が困難になる場合もあります。業務範囲の拡大はコスト増加につながり、導入にも時間がかかります。
●導入目的を明確にする
給与計算ソフトを導入する場合、導入目的を明確にしましょう。全社から業務を洗い出し、課題を明確にします。自社の課題をしっかり分析すると導入後の失敗もなくなり、コストが増える確率も減らせるでしょう。
●作成可能な帳票の種類を確認する
作成可能な帳票の種類は給与計算ソフトによって異なります。給与明細などの帳票のほか、管理帳票の出力にも対応できるかどうか確認しておきましょう。
●無料トライアルを利用する
給与計算ソフトを選ぶ場合、サポート体制の充実は重要です。無料トライアルがある場合、トライアル期間中にサポートに相談してみましょう。トラブル時の対応が丁寧なサービスであれば安心して利用できます。
●既存システムとの連携性を確認する
自社で既に勤怠管理システムや会計ソフトを利用している場合、導入する給与計算ソフトと連携できるかどうかを確認する必要があります。連携できるシステムを選んだほうが無駄のない導入ができます。
●使いやすい製品にする
給与計算ソフトを導入する場合、使いやすい製品にすることが重要です。複数のサービスで無料トライアルを利用すると使い勝手がわかります。実際の現場の担当者にとって使いやすい製品を選ぶことが成功につながるでしょう。
まとめ
給与計算ソフトを導入するメリットは、法改正に対応できる、属人化を軽減できる、本業に専念できることです。 「法改正の対応を担当者が手作業で行っていて業務負荷がかかっている」「業務でミスが起きないか心配」など、現在の給与計算業務に課題を抱えている場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか？
給与計算ソフトの導入方法には、「パッケージ」「カスタマイズ」「フルスクラッチ」があります。パッケージのカスタマイズは変更しすぎると、結局使うのが難しいというケースもあります。パッケージで自社の業務に合わない場合、自社に合わせたシステムを開発できるフルスクラッチがおすすめです。 給与計算ソフトの開発で実績のある会社をお探しの際は、ぜひ発注ナビをご利用ください。
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