複数人のチームメンバーで様々なタスクをこなすプロジェクトでは、無駄なく計画的に進行することが大切です。プロジェクト管理ツールは、煩雑なタスクをスムーズに進めプロジェクトを成功させるうえで大変役立ちます。今回は、プロジェクト管理ツールのメリットを紹介するとともに、最適なツールの選び方や選ぶ際の注意点について解説します。
目次
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プロジェクト管理ツールとは
プロジェクトを計画通りに滞りなく進めるうえでタスクや予算、時間などを調整してサポートする業務をプロジェクト管理といいます。従来は、Excelやカレンダー機能などを活用して管理する方法が一般的でした。しかし、これらの手法では、プロジェクト管理自体に手間がかかってしまう課題がありました。
プロジェクト管理ツールを使うと工程やスケジュールを可視化し、プロジェクトにかかわる各進行を一元管理できます。また、プロジェクトメンバーへの共有も容易になるため、互いに状況を把握しやすくなり連携強化が可能です。課題が発生した場合も、ネックとなっている箇所を見出しやすくなり、速やかに解決できます。
プロジェクト管理の目的
プロジェクトは、一人で行うものではなく、複数人のチームで実施するケースがほとんどです。そのため、連携が取れなければスムーズにプロジェクトを遂行できません。なぜプロジェクト管理が必要なのかを理解しておくと、プロジェクトを遂行する際のヒントになるでしょう。続いてはプロジェクト管理の目的を2パターン紹介します。
●目標達成期間・時期の順守
プロジェクトにはゴールが設定されており、納期を守る必要があります。プロジェクト管理をしていないとチーム内の進捗状況が把握できず、場合によっては納期に間に合わなくなる可能性もあるでしょう。
プロジェクト管理をすることで、ゴールが明確になり互いの進捗状況を確認しながら作業ができます。万が一、予定より遅れているタスクがあれば、再度見直しを行い納期に間に合うように再編成することも可能です。このように、納期を守って目標を達成することは、プロジェクト管理の大きな目的の1つといえます。
●プロジェクト目標達成による利益の最大化
プロジェクトの納期を守ったとしても、無駄の多い工程を踏んでいれば利益率が下がってしまいます。プロジェクトの利益を最大限引き出すためには、時間だけではなく品質やコスト面にも留意しなければなりません。プロジェクト管理の目的は、全体の流れを可視化することで無駄な工程を省き、コスト削減を図りながら効率良く作業をすることにあります。
プロジェクト管理ツールの基本的な機能
プロジェクト管理ツールには、プロジェクトをスムーズに遂行するための様々な機能が備わっています。近年、多数のサービスがリリースされており提供会社によって内容は異なりますが、メインとなる機能は以下の4つです。続いては、4つの機能について詳しく解説します。
●タスク管理機能
プロジェクト管理ツールにおける根幹となるのがタスク管理機能です。プロジェクトが成功するかどうかは、それぞれのメンバーが担うタスクの進捗状況にかかっています。また、チームで行うプロジェクトは、全体のタスクが完結して初めてゴールとなるため、互いの進捗状況を把握することが大切です。タスクによってはメンバー間の連携作業も必要であり、状況がわからなければスムーズなやり取りができないでしょう。
タスク管理機能を使えば、全体の工程だけでなく毎日のタスク状況など細かく確認できます。ガントチャートが搭載されたツールであれば、一目で全体の状況を確認できるため、万が一問題が起きた場合でも速やかに対処できるでしょう。
●スケジュール管理機能
プロジェクト管理で重要な作業の1つが、スケジュール調整です。納期を守って無駄なく作業をするためには、タスク管理と連携しながら進めなければなりません。スケジュール管理機能では、プロジェクト全体のスケジュールをベースとして、各タスクの流れを俯瞰的にチェックできます。
特に大規模なプロジェクトを手がける場合は、複数のプロジェクトが複雑に関わりあうことも少なくありません。スケジュール管理ができていないと、ほかのプロジェクトにも影響を与えてしまうため、より細かく設定する必要があります。スケジュール管理機能があれば、状況に合わせてスケジュールを組み直すことも容易にできるため、柔軟な対応にも役立つでしょう。
●情報共有機能
プロジェクト管理ツールには、情報共有機能が付いているケースも多くあります。普段から社内のやり取りで使っているチャットやメールでは、プロジェクト以外の情報も流れてくるため、必要な情報を探すのに時間がかるのが難点です。しかし、プロジェクト管理ツールの情報共有機能を使えば、本当に必要な情報だけを確認できるうえ、メンバー全員がリアルタイムで情報を閲覧できるため進捗状況を把握する際にも役立ちます。
●レポーティング機能
プロジェクト管理ツールの中には、進捗状況をまとめるレポーティング機能が付いているタイプもあります。プロジェクトの合間に行われる会議やミーティングに参加する際に、わかりやすい資料を作ることができるため大変便利です。クライアントに対してもその都度状況を伝えられるため、信頼度アップにも繋がるでしょう。万が一、認識違いがあってもレポートがまとまっていれば早期に対処できます。
プロジェクト管理ツールを活用するメリット
従来、プロジェクト管理といえばExcelやカレンダー機能を使って行う手段が主流でした。現在も変わらず従来の手段で管理している場合、新たにプロジェクト管理ツールを使うメリットがわからない方も少なくありません。続いては、プロジェクト管理ツールを使うメリットを4つの視点から解説します。
●プロジェクトの状況がわかる
Excelやカレンダー機能だけを使ったプロジェクト管理だと、全体の状況を把握しづらい難点があります。管理者だけが把握していて、メンバーは自分以外のタスクがどうなっているかわからないケースも多いでしょう。一部のスタッフだけが状況を把握していても、スムーズなプロジェクト進行はできません。プロジェクト管理ツールを使うと、Web上に表示された情報を閲覧するだけで、メンバー全員がプロジェクトの状況を把握できます。それぞれのタスクの達成度合いもわかるため、モチベーションアップにも繋がるでしょう。また、予定より遅れたタスクも明確になるため、早めに対処できます。
●プロジェクトの統合管理ができる
プロジェクトを進行する場合、タスクが多くあると情報を収集するのにも手間がかかります。プロジェクト管理ツールがあれば、メンバー全員が同じツールに情報を共有するため統合的に管理が可能です。各所に振り分けられたタスクも毎回システムに報告が上がるため、情報をまとめるための時間を削減できます。
●プロジェクト管理の標準化ができる
従来のプロジェクト管理だと管理者だけが原価や進捗、課題を把握している状況に陥りやすく、問題が起きた際も一部のスタッフしか解決できない難点がありました。しかし、プロジェクト管理ツールを導入すると、1つのプロジェクトに共通する情報や進捗状況、ノウハウなどをチーム内で共有できます。そのため、問い合わせや問題が起こったとしても、メンバー全員が対処できる環境に整えられます。また、新人のスタッフがメンバーに入った場合も、ノウハウが共有できていれば比較的早くプロジェクトに取り組めるでしょう。
●プロジェクト管理の体制やルールも確立される
プロジェクト管理ツールは、あくまでのツールの1つに過ぎません。活用するのはチームメンバーであり、運用体制が整っていなければ最大限の効果を発揮できないでしょう。裏を返せば、プロジェクト管理ツールの導入が体制やルールを見直すきっかけにもなり、業務内容に合った体制が確立されます。
プロジェクト管理ツールを活用するデメリット
プロジェクトを遂行するうえで大変役立つプロジェクト管理ツールですが、デメリットも少なからずあります。デメリットも把握しておかなければ、いざ導入した際に最大限の効果を引き出せなかったというケースも考えられるでしょう。続いては、プロジェクト管理ツールを使う際のデメリットを2つ解説します。
●費用が発生する
プロジェクト管理ツールの中には、無料で使えるものやトライアルが設けられているタイプもあります。しかし、いずれも使用可能な機能に制限があったり、利用期限が定められていたりするため、長期的なプロジェクトには向いていません。最大限の効果を発揮し、プロジェクト全体の流れをスムーズにするためには、有料のプランを使う必要があります。
費用相場はプラン内容やプロジェクトの規模、利用期間によって異なるため一概にはいえません。多機能なタイプや利用する人数が多いと割高になるケースが多いため、事前に確認するようにしましょう。まずはどのようなシーンで活用したいのか洗い出して、各社のプランを比較することが大切です。
●使いこなせるようになるまで時間がかかる
便利なプロジェクト管理ツールですが、従来の手段に慣れている方にとっては戸惑いも多いでしょう。自社向けに最適化し全員が使いこなせるようになるには、ある程度の時間がかかることを念頭に置いておく必要があります。
特に、ITツールに対して苦手意識を持っている方が多い場合は、丁寧なレクチャーが必要です。また、機能が見合っていなければ、手間だけが増える可能性も考えられます。アナログの手法を使ったほうが便利だったという結末にならないためにも、導入前に「本当に必要なツールか」「スタッフ全員が使いやすくするためにはどうしたら良いか」を考えておくようにしましょう。
プロジェクト管理ツールの導入やシステム開発の開発会社を見つけたいけれど、自社に適した会社が見つからなくて困っている方は多いでしょう。通常業務をこなしながらパートナー探しをするのは、時間や手間がかかり簡単ではありません。そこで、おすすめしたいのが「発注ナビ」です。
発注ナビでは、システム開発会社に特化したパートナー選定支援サービスを手がけています。業界を熟知した専門スタッフがしっかりとヒアリングをし、全国5,000社の開発会社の中から選ぶため、より最適な会社に出会うことが可能です。相談や見積もりなど完全無料で行っているため、ぜひご活用ください。
プロジェクト管理ツールの注意点
最近はクラウドツールが多数リリースされており、プロジェクト管理ツールも例外ではありません。数あるツールの中から、自社に合ったサービスを見つけるためには、注意点を把握しておくことが大切です。続いては、プロジェクト管理ツールにおける注意点を7つの視点から解説します。これから導入する予定のある方はぜひご参照ください。
●クラウド型かオンプレミス型か
プロジェクト管理ツールには、クラウド型だけではなくオンプレミス型もあります。クラウド型は、インターネットを介してクラウド上に情報を保管するサービスで、場所や時間を問わず進捗状況を確認できるのが特徴です。在宅ワークやクライアントと情報共有をする際に大変重宝するでしょう。また、導入コストが抑えられるため、すぐに利用したいチームにもおすすめです。なお、セキュリティ面はツールを提供する会社に委ねるため、セキュリティ体制が整ったサービスを選ぶ必要があります。
一方、オンプレミス型は自社でシステムを構築するタイプで、柔軟性が高いのが特徴です。また、セキュリティに関しても自社内で管理するため、クラウド型よりも安心感があるでしょう。一方で、クラウド型と比べるとコストがかかる点や、基本的に社内でのみ使う仕組みになるためやり取りがしにくい点もあります。
●原価管理がしっかりできるか
プロジェクト管理において、原価管理はプロジェクトが始まる前から達成後まで行う大切な業務です。原価管理が行えなければ、赤字になってしまう可能性もあります。プロジェクト管理ツール内で、リアルタイムの収支管理や経理システムとの連携が図れると、採算状況が分かりやすくなるため大変便利です。また、個別のプロジェクト状況だけを見るのではなく、部門全体もしくは会社全体の状況も踏まえて管理できればより効果的でしょう。
●進捗を把握できるか
プロジェクト管理において、最も大切な項目に該当するのが進捗管理です。現場スタッフに任せきりになると、万が一遅延が起きた際に対処ができません。そのため、プロジェクト管理ツールを選ぶ時は、進捗状況を把握する機能が充実しているタイプを選ぶように心がけましょう。また、クライアントに対して現状を伝えるために出力機能が付いていると、より便利に使えます。
●自社に必要な機能があるか
プロジェクト管理ツールによって、搭載されている機能は様々です。例えば複数のメンバーで利用する場合、それぞれのメンバーが状況や疑問を書き込める機能があれば便利でしょう。一方、小規模なプロジェクトであれば多くの機能は必要なく、タスク管理だけで事足ります。このように、プロジェクトの内容によって使う機能が異なるため、必要な機能が備わっているかどうかを判断基準にすることも大切です。
●操作がしやすいか
プロジェクト管理ツールはチーム全体が活用するため、できるだけ簡単な操作で済むものを選ぶことをおすすめします。特に、ITツールの操作が苦手なスタッフがいる場合、操作性が悪いと途端にモチベーションが下がる可能性も考えられます。また、メンバー全員に対してレクチャーする時間も発生するでしょう。まずは、無料トライアルを使って試してみると安心です。
●無料トライアルがあるか
操作性でも触れたように、無料トライアルがないと実際に使った感覚が掴めません。いきなり有料のプロジェクト管理ツールを使うと、万が一自社のニーズに合わなかった場合、無駄なコストを支払うことになります。また、複数のツールで機能性や利便性を比較する際にも、無料トライアルがあると役立つでしょう。
●コストで選ぶ
プロジェクト管理ツールを導入する際は、導入時にかかる初期費用と運用費用がかかります。初期費用がリーズナブルだからという理由だけで契約すると、便利な機能はオプション制で予想より割高になることも考えられるため注意が必要です。具体的に使用したい機能や使う人数、使用期間などを踏まえたうえで細かく計算してから利用するようにしましょう。
プロジェクト管理システム・ツールのおすすめ
プロジェクト管理ツールは様々な種類があり機能も異なるため、どれを選べば良いか悩んでいる方も多いでしょう。先述したツールを選ぶ際のポイントを踏まえたうえで、おすすめのプロジェクト管理システム・ツールを5つ紹介します。概要や料金プランについても紹介するため、プロジェクト管理ツールを導入する予定のある方は、ぜひご参照ください。
●Backlog
株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」は、国内外で高い顧客満足度を誇るプロジェクト管理システムです。一目でプロジェクト全体の進捗が分かるデザインが採用されており、操作性も高いため初めて利用する方でも使いやすいでしょう。10名までの利用であれば無料のため、小規模のプロジェクトにおすすめです。有料プランは以下の4パターンがあり、規模や業務内容に合わせて選ぶと良いでしょう。
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スターター：2,640円/月
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スタンダード：12,980円/月
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プレミアム：21,780円/月
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プラチナ：55,000円/月
●My Redmine
ファーエンドテクノロジー株式会社が提供するプロジェクト管理システムが「My Redmine」です。1,200社以上の利用実績があり、使いやすさがうかがえるでしょう。無料プランはありませんが無料お試し期間は設けられているため、実際の使い勝手を体験できる点も魅力です。利用料金は「スタンダード」「ミディアム」「ラージ」の3パターンに分けらており、1000人までのユーザーであればスタンダードプランでも十分に活用できます。プランごとの料金は下記の通りです。
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スタンダード：8,800円/月
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ミディアム：15,400円/月
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ラージ：30,800円/月
●Asana
「Asana」は、Facebook創業メンバーのダスティン・モスコヴィッツ氏により開発されたプロジェクト管理システムです。連携できるアプリは100を超え、普段から使っているツールを取り入れられるため、自社の業務内容に合わせて利用できます。ベーシックプランは無料で使え、最大15名とのコラボレーションが可能です。プロジェクトに取り組むのであれば、プレミアムもしくはビジネスプランが向いているでしょう。いずれもリーズナブルな設定で気軽に利用できます。それぞれの利用料金は以下の通りです。
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ベーシック：無料
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プレミアム：$10.99/月（年間払い）
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ビジネス：$24.99/月（年間払い）
●Trello
世界に100万人を超えるユーザーを抱える人気のプロジェクト管理ツールが「Trello」です。視覚的に使えるため、ITツールの操作が苦手な方でも気軽に始めやすいでしょう。スマホアプリにも対応しており、出先でも進捗を確認しやすい点も魅力です。料金プランは以下の通りです。
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フリー：無料（制限あり）
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スタンダード：$5/月
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プレミアム：$10/月
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エンタープライズ：$17.50/月
●Jira Software
Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールが「Jira Software」です。アジャイル開発との相性が良く、エンジニアのプロジェクトチームでよく使われています。また、カスタマイズ性に富んでいるため、業務内容に合わせて活用したい方におすすめです。料金プランは以下の通りです。
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フリー：無料（10ユーザーまで）
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スタンダード：平均9,200円/月（10ユーザーの場合）
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プレミアム：平均18,100円/月（10ユーザーの場合）
プロジェクト管理ツールの導入やシステム開発の開発会社を見つけたいけれど、自社に適した会社が見つからなくて困っている方は多いでしょう。通常業務をこなしながらパートナー探しをするのは、時間や手間がかかり簡単ではありません。そこで、おすすめしたいのが「発注ナビ」です。
発注ナビでは、システム開発会社に特化したパートナー選定支援サービスを手がけています。業界を熟知した専門スタッフがしっかりとヒアリングをし、全国5,000社の開発会社の中から選ぶため、より最適な会社に出会うことが可能です。相談や見積もりなど完全無料で行っているため、ぜひご活用ください。
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