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RFPとは?システム開発に欠かせない提案依頼書の作り方

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RFP(Request for Proposal)は、システム開発を依頼する上で欠かせない提案依頼書です。
ここではRFPの概要や作成するメリット・デメリットを詳しく紹介します。
あわせて、RFP作成時に意識したいポイントも合わせて紹介しましょう。

 

目次

 

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そもそもRFPとは?

RFPとは、システム開発を依頼する側が開発側へ提出する「提案依頼書」のことです。具体的には、システムに搭載したい機能や要件、解決したい課題などを記入する書類になります。分かりやすく言えば、「発注する側の要件を書き記した書類」という認識でも良いでしょう。「Request for Proposal」という言葉の頭文字を取ってRFPと表記されます。

RFPを受注側であるシステム開発会社に提出することで、発注側の要望や情報を正しく開発側に伝えられます。その結果、「自社の要望に合った提案」をシステム開発会社から引き出しやすくなるのです。RFPを提出してシステム開発を依頼する際は、開発を円滑に進めるためにRFPのメリットとデメリットを把握しておきましょう。以下の項では、RFPを提出するメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。

 

RFPのメリット・デメリット

●メリット1:要件を適切に伝えられる

RFPが持つ最大のメリットは、自社が求める要望を開発会社へ適切に伝えられることです。RFPがないと要件に抜け漏れが発生したり、開発会社側で伝言ゲームが始まって正しい内容が伝わりにくかったりします。開発会社側からピントの外れた提案が持ち上がり、説明や訂正に時間がかかることも珍しくありません。こうした齟齬を防止するために、RFPの提出は不可欠なのです。

 

●メリット2:複数社の提案を効率よく評価・比較できる

発注前の段階で、RFPを複数の開発会社へ提出することも可能です。複数の開発会社から全く同じ要件の提案をもらえるため評価基準を統一しやすくなり、各提案の比較をスムーズに行えます。RFPを提出しない場合だと、評価基準がまとまらず提案にムラが出てしまうため、要件に合った開発会社を選ぶのが難しくなるのです。

 

●メリット3:自社の現状を見直す際に役立つ

RFPの作成は、自社の現状把握や課題発見にも役立ちます。RFPに正しい要件を盛り込むには、「どんな課題があるのか」「その課題をどんなシステムで解決したいのか」という点を洗い出す必要があるためです。

 

●メリット4:トラブル発生防止になる

RFPによって要件を明確にしておくと、トラブルの発生を未然に防げます。システム開発の場面では、曖昧な要望や口約束が原因でトラブルが発生するケースが少なくありません。開発を依頼する側と開発会社側間で言った・言わないの水掛け論が発生し、意見が平行線を辿るケースもあります。RFPはこうしたトラブルを防ぐのに役立つのです。

 

●デメリット:発注前の作業負担が増える

RFPを提出する際は、詳細な要件を正しくまとめて相手に伝える必要があります。RFPを初めて作成する企業や担当者にとっては、この要件の抽出が思わぬ負担になるでしょう。しかし理想のシステムを開発してもらうためには、曖昧な部分をできるだけ排除することが欠かせません。コストや時間がある程度かかっても、しっかりとしたRFPを作成する必要があるのです。

 

RFPの役割とRFIとの違い

名称 詳細
RFP(提案依頼書) システム開発会社へ、発注する側の要件を書き記した書類
RFI(情報依頼書) システム開発会社の企業情報や製品情報の提示を依頼する書類

RFPの構成や作成のポイントを紹介する前に、RFPとしばしば混同される「RFI」との違いについて解説しておきましょう。繰り返しになりますが、RFPの役割は、既に目星をつけている開発会社へシステム開発の要件を伝えることです。

これに対してRFIは、開発会社の会社情報や技術・製品情報の提示を依頼する書類のことです。RFIは「Request for Information」の頭文字を取った略語で、日本語に訳すと「情報依頼書」になります。

分かりやすく言えば、システム開発を依頼するため「御社の技術や製品、基本的な会社情報を教えてほしい」と依頼する書類だと考えると良いでしょう。会社情報や技術情報を知ることで、要件に合致する企業か否かを見極める意図があります。

依頼先を決める段階で必要となるため、プロジェクトの初期段階で依頼するのが一般的です。ちなみに、「会社情報や実績などを記入する」という点を挙げれば、RFIはRFPと比べると作成の難易度が低い書類と言えます。

 

RFPの作り方

RFPの項目 詳細
本書の目的 システム開発を依頼する目的
プロジェクトの背景 システムを導入することになった背景
ゴール プロジェクトのゴール(求める品質や納期、費用)
プロジェクトの範囲 提案を依頼したいプロジェクトの範囲
会社情報 自社の取扱商品や業種、販売形態などの情報
システム構成 自社で使用しているシステムの構成図やシステムパッケージ
機器情報 自社で現在使用しているPCやサーバ情報

RFPの主な項目は図の通りです。表紙には、自社名とプロジェクト名(もしくは開発を依頼したいシステム名)、「RFP(提案依頼書)」という文言を記載します。以下では、RFPを構成するページと、項目ごとのポイントを以下でご紹介します。

 

●本書の目的

提案依頼書の目的を説明するページです。「なぜこのシステムを導入したいのか」、「プロジェクトのゴールはどこにあるのか」を記載します。

 

●プロジェクトの背景

経営的課題や業務量の課題など、システムを導入することになった背景を説明するページです。同時に、システムを導入して解決したい現状の課題を説明する場合もあります。

 

●ゴール

RFPには、求める品質や納期、費用などできるだけ可視化できる項目をプロジェクトのゴールに据えます。たとえば品質の項目であれば、「現状課題がすべて解決すること」、「すべての画面処理が5秒未満で完了すること」などの条件をつけましょう。費用の項目であれば、「見積金額以内でプロジェクトが完了する」、納期項目では「〇〇年○○月○○日までに、新システムが問題なく稼働する」など、具体的な条件をつけるとゴールが明確になり、プロジェクトの評価もしやすくなります。

 

●プロジェクトの範囲

開発会社に対し、提案を依頼したいプロジェクトの範囲を説明するページです。「機器の購入から開発まで依頼したい」「システム開発だけを依頼したい」など、プロジェクトの範囲を明確に説明しましょう。範囲を箇条書きでまとめると、簡潔でわかりやすくなります。

 

●会社情報

自社の取扱商品や業種、販売形態などの情報を説明するページです。こちらも箇条書きで記載して問題ありません。自社の紹介パンフレットがあれば、RFPに添付してみるのも手です。

 

●システム構成

現在使用しているシステムの構成図や、システムパッケージ(既存の製品版システム)の名前を説明します。構成図が複雑で作成が難しい場合は、システムパッケージ名を洗い出して記載しましょう。

 

●機器情報

自社で現在使用しているPCやサーバ情報を説明します。導入するシステムによって推奨環境や必要なスペックが異なるため、PCの入替作業が発生するケースも。「思わぬ入替作業が必要になって慌てた」という事態にならないよう、PCの台数と基本スペックはしっかり説明しましょう。

先に挙げた構成を参考に、RFPを作成しましょう。システム開発企業によっては、上記項目を予め記した、RFPのテンプレートを公開しているケースもあるので、「書類を作るのが難しい」という方であれば、利用を検討してみるのも良いでしょう。テンプレートごとに記載されている項目が異なるケースもありますが、1から作成するよりも少ない労力でRFPを作成することができます。

 

RFP作成時のポイント

最後に、RFPを作成する際、押さえておきたいポイントを紹介しましょう。以下に配慮して作成することで、より円滑にRFPを作りやすくなります。

 

●フォーマットにこだわりすぎない

企業によって、導入したいシステムや必要な費用は異なるものです。したがって、必ずしもフォーマットにこだわってRFPを作成する必要はありません。RFP作成において大切なのは、必要な情報を正確にわかりやすく盛り込めているか否かという点です。フォーマットに縛られすぎると、盛り込める情報が限られてしまうので注意しましょう。

 

●最初から完璧を目指さない

手慣れた方であっても、全く抜け漏れのないRFPを作成することは難しいものです。最初から完璧なRFPを作ろうとせず、徐々にブラッシュアップしていくものと考えましょう。そもそも、RFPの目的は開発会社に良い提案をもらってシステム開発を進めてもらうことがゴールです。RFP作成が目的になってしまえば、本末転倒になってしまいます。

 

●色々な人の意見をもらい抜け漏れを防ぐ

RFPを作成する際は、さまざまな立場の人から意見を出してもらうことが大切です。1人でRFPを作成していると、思わぬ抜け漏れが発生する可能性があります。ほかに検討すべき項目はないか、要件に抜け漏れがないかを話し合いながら、RFPをブラッシュアップしていくのがおすすめです。

 

「良いシステム」を開発してもらうために不可欠

今回は、RFPの概要や作成するメリット・デメリットを詳しく紹介しました。

RFPは依頼会社の要望を言語化するとともに、開発会社の提案力を引き出すツールでもあります。開発会社に実力を発揮してもらうためにも、依頼会社側はできるだけ正確でわかりやすいRFPを作成する必要があるのです。ここでご紹介したポイントを参考に、案件に適したRFP作成を進めてください。

 

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