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システム開発の成功の鍵を握る「要件定義」とは?必要な準備やスキルなどについて解説!

要件定義1-min

システムやソフトウェアの開発、スマートフォンアプリの制作、Webサイトの構築など、ITを活用したプロジェクトや開発の現場に欠かせない工程が「要件定義」です。システム開発は、この「要件定義」をしっかりと固めることで、企業の課題の解決に繋げることができます。そのため、システム開発に着手する前に要件定義が何なのかを知ることが大事です。そこで今回は、システム開発の要件定義について知りたい方に向けて、要件定義の基礎情報や要件定義の流れと進め方のコツを解説していきます。

 

目次

 

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要件定義とは

要件定義はシステム開発やソフトウェア開発、Webサイトの構築などを始める前に、その中身の要件をまとめて、要件定義書という書類を作成する作業のことです。システム開発などで作成するものは何でもいいわけではありません。会社ごとに抱えている課題がそれぞれで違っていて、課題解決に必要なプロセスも異なります。システムができれば何でもよいわけではなく、自分の会社に合ったシステムを開発しないと無駄なコストになってしまいます。要件定義は開発するシステムの指針を決めて、その指針に沿って会社の課題解決を実現していくのに必要な工程です。念入りに行うように心掛けましょう。

 

要件定義と要求定義の違い

要件定義と似たような言葉に、要求定義というものがあります。要求定義は、端的にいえば「システムを利用するユーザーが求める結果や希望を明確にすること」を指します。それに対し、要件定義は会社の課題や展望をシステムで実現可能にするために必要な中身を定義付けていくことです。つまり、要求定義でシステムを導入したあとの結果を明確にして、要件定義でそのために必要なシステムの全体像を固めていく流れになります。そのため、要件定義の前に要求定義もしっかりと固めておくことが大事です。

 

主な要件定義の流れ

要件定義を作成する主な流れは、以下の通りです。おおまかに分けて、3つの工程があります。

  • ユーザーへのヒアリング

  • 要求内容の分析

  • 要件定義書の作成

 

●STEP1.ユーザーへのヒアリング

まずは要求定義を固めていくためのヒアリングを、開発するシステムを利用するユーザーに対して行います。そこでユーザーからビジネスで必要な内容や開発するシステムに対して求めるものを聞き出して明確にしていきます。ざっくりとした内容しか聞いていないと、あとで具体的な中身を決められずに困ってしまうため、具体的な意見を聞き出しておきましょう。またシステムそのものに関する機能だけでなく、セキュリティ面などの直接業務にかかわってくるわけではない機能もしっかり定義付けしてください。

 

●STEP2.要求内容の分析

ユーザーからの要求が明らかになったら、内容を1つずつ吟味して「実現可能な内容なのか」を整理していきます。すべての内容が実現可能になるとは限らず、ある程度は理論的に実現できないものも出てきます。その際には、ユーザーと相談して代替案を用意しておきましょう。また、実現は可能でも予算やスケジュールに合わないことも想定されます。その場合は、導入のしやすさを考慮して優先順位をつけて優先的に取り入れたい内容を盛り込んでください。

 

●STEP3.要件定義書の作成

ユーザーが要求する内容をヒアリングして、システムの中身が決まったら、ここまで決めた内容を要件の形に要件定義書として落とし込んでいきます。落とし込む具体的な内容は、システムの概要や導入目的、システム導入あとの業務フロー、ユーザーの要求と必須条件などです。これらの内容をベースとして、システムの基本設計や詳細設計といったシステムの形作りの作業をしていきましょう。

 

要件定義を進めるためにしておきたい準備

要件定義を進めるためにしておきたい事前準備として、以下のものが挙げられます。

  • ITスキルの学習と理解

  • 客先の業務・業界について調べる

  • 要件定義漏れを防ぐ対策を講じる

 

●ITスキルの学習と理解

要件定義では、ユーザーからの要求が実現できるものなのかを判断する必要がありますが、その判断を行うのに十分なITスキルが必要です。ある程度、ITの専門的な知識がないと判断ができません。このITスキルが必要というのは、開発を担うベンダーと依頼側の両方で同じことがいえます。開発を依頼する側がITスキルを備えていれば、実現可能な仕様や機能が判断できるので、スムーズな形で要件定義が進めやすくなります。

 

●客先の業務・業界について調べる

システム開発を行うのに十分なスキルはあっても、業務・業界についての知見がないと、希望に見合ったシステムを開発するのは難しいです。そのため、システム開発の担当者や開発の決定権を持つ責任者は、ユーザーの扱う業務をきちんと調べて理解しておく必要があります。ユーザーのことを理解するのに効果的な方法は、ユーザーとコミュニケーションをはかり、意思疎通がしやすい関係性を構築することです。ファーストコンタクトの段階で、可能な範囲でユーザーと仲良くなって業務のことを色々と教えてもらえるように努めてみてください。

 

●要件定義漏れを防ぐ対策を講じる

ここでいう要件定義漏れとは、ひと言でいえば「要件定義で曖昧な部分が発生してしまうこと」です。ITスキルや業務についての知識が習得できても、どこかで要件定義漏れをしてしまう可能性があります。要件定義漏れをしてしまうと、開発途中で追加予算が発生したり、納期が遅れてしまったりしてしまいます。追加予算や納期遅れの発生を防ぐためには、どんな状況になるとトラブルが発生するかを想定して考えることが大切です。

要件定義漏れの防止に役立つフレームワークを有効活用すれば、トラブルの発生に備えやすくなります。要件定義漏れに役立つおすすめのフレームワークは以下の表の通りです。中でも、5W2Hはビジネスの現場で使用されることの多いフレームワークです。まずは5W2Hから始めてみましょう。

フレームワーク 特徴
RASIS Reliability(信頼性)
Availability(可用性)
Serviceability(保守性)
Integrity(整合性)
Security(安全性)
上記5つの観点からシステムを評価する方法
EA
(エンタープライズアーキテクチャ)
BA(ビジネスアーキテクチャ)
AA(アプリケーションアーキテクチャ)
DA(データアーキテクチャ)
TA(テクノロジーアーキテクチャ)
上記4つの観点からシステムを評価する方法
5W2H Who(誰が?)
What(何を?)
When(いつ?)
Where(どこで?)
Why(なぜ?)
How(どのように?)
How Much(いくらで?)
上記7つのポイントを決める方法

 

要件定義の進め方とコツ

要件定義をうまく進めていくコツとして以下のものが挙げられます。

  • 役割分担をはっきりさせる

  • ユーザーの現行システムを把握する

  • ユーザーの要求と要件定義書が一致しているか確認する

  • 要件定義書をわかりやすく作る

 

●役割分担をはっきりさせる

要件定義をシステム開発会社側が固めていくには、ユーザーから現行業務の洗い出しをしてもらう必要があります。システム開発会社側に丸投げしていては話が進みません。ユーザー側とシステム開発側にそれぞれ役割が存在しています。そのため、まずはユーザー側とシステム開発側のそれぞれの役割分担をはっきりさせることが大切です。タスクを細分化してプロジェクトごとに担当者を設ければ役割分担が明確にしやすいです。

 

●ユーザーの現行システムを把握する

要件定義には現行のシステムの課題解決をする目的が含まれています。そして、ユーザーの現行システムの課題を洗い出すためにも、ユーザーの現行システムの中身を把握することが大事です。ここでしっかりと時間をかけて現行システムの状況を把握できているかどうかで、完成するシステムの質の高さが変わってきます。欠陥のあるシステムを作ることがないように、システムの骨組みとなる要件定義を念入りに行っていきましょう。

 

●ユーザーの要求と要件定義書が一致しているか確認する

ユーザーの要求をしっかりまとめたつもりが、実は要件定義書に反映されていない事項があることも考えられます。要件定義書の内容を基にシステム開発を進めていくため、ユーザーの要求と要件定義書の内容が一致していないと、ユーザーの要求が反映されません。もしユーザー側とシステム開発側で認識の違いが発生したまま開発を始めてしまうと、あとでその違いに気付いて作業が手戻りしてしまうこともあります。手戻りしてしまうと納期の遅れにもつながってしまうため、ユーザーの要求と要件定義書の擦り合わせはかなり大事です。

 

●要件定義書をわかりやすく作る

要件定義書は誰か1人だけが見るものではありません。関係者となる何人もの人が見るもので、関係者の中でもそれぞれ専門分野などが異なるため、認識のズレが発生してしまうことがあります。認識のズレはシステムに反映されてしまうリスクがあるため、誰が見ても理解がしやすい要件定義書の作成を意識してみてください。

 

要件定義に必要なスキル

要件定義を行う際には、以下のようなスキルが必要です。

  • 要求を引き出すスキル

  • 実現可能なシステムの設計を提案するスキル

  • 要件を文字に落とし込むスキル

 

●要求を引き出すスキル

要求を引き出すスキルはヒアリングやコミュニケーションなどの能力で、ユーザーの意図を把握する力のことを意味しています。ユーザー側がある程度要求をまとめているとしても、話をする中でユーザーが気付いていない要求というのも少なからずあります。その要求を引き出してユーザーに伝えられるとよりよいシステムを完成させることが可能です。また、実現可能かどうかを判断することも大事です。ユーザーの要求が実現できないものなら、本人のためにも実現できない要求であることをきちんと伝えてあげてください。

 

●実現可能なシステムの設計を提案するスキル

ユーザーからの要求をまとめたら、その要求の内容を細かく設計していくスキルも必要です。要件定義の担当者が実現可能だと伝えて発注して、開発メンバーがユーザーの要求を実現させるのに苦労してしまうケースは少なくありません。要件定義の段階で開発メンバーがどこまで実現可能な内容なのかをイメージして、そのイメージを踏まえて要件定義を固められるかが大事になってきます。

 

●要件を文字に落とし込むスキル

要件定義の担当者がシステムの設計をイメージできているだけでは意味がありません。そのイメージを開発メンバーに正確に伝える必要があります。正確に情報を伝えるためには、要件定義の内容を文章化して伝えるスキルが求められます。

開発メンバーにわかりやすく伝えられるように、文章だけでなく図なども積極的に利用してみましょう。

 

要件定義に必要なスキルを磨く方法

要件定義に必要なスキルを見ていきましたが、このスキルを磨く方法としては以下のものが挙げられます。

  • 定期的にレクリエーションなどの催しを実施する

  • ヒアリング技法を磨く

  • 準備段階で、業務・業界について深く理解する

  • 文章力・アウトプット能力を磨く

 

●定期的にレクリエーションなどの催しを実施する

レクリエーションを通じて要件定義の担当者と開発メンバーとの仲を深めることが大切です。要件定義はただユーザーの要求をまとめるものではなく、まとめた内容を開発メンバーに伝える必要があります。正確に情報を伝えていくとなると、要件定義の担当者と開発メンバーとである程度の人間関係を構築することが大事になってきます。学校のグループワークで話すようになってから話しやすい友達ができるように、レクリエーションを通じて話しやすい関係を作っていきましょう。

 

●ヒアリング技法を磨く

要件定義はユーザーの要求を正確にくみ取って初めて提案ができ、内容を擦り合わせることができます。そのため、要件定義の第一歩としてヒアリング技法を磨くことが大事です。自分のことを話すのが好きな方は、普段の会話の中で相手の話を聞くなど、相手から話を引き出すことを意識して会話してみてください。

 

●準備段階で、業務・業界について深く理解する

ヒアリングができたら、今度はユーザーの要求に対する提案を行っていくのですが、ユーザーの勤める業務・業界についての知識がないと提案できません。そのため、準備する段階で業務・業界についてしっかりと調べておくことが大切です。過去のデータに似たような業務・業界のシステム開発の案件があれば、その内容を参考にしてみてください。

 

●文章力・アウトプット能力を磨く

要件定義の内容を開発メンバーに伝えるために文章化していくのですが、正確に文章を伝えるために、文章力・アウトプット能力を磨く必要があります。あくまでも伝えやすさが大事であるため、中高生でもわかるように文章化することを意識すると良いです。ついつい堅苦しい言葉を使ってしまうという方は、なるべく柔らかい言葉を使ってアウトプットすることを意識してみてください。文字をアウトプットする習慣がない方は、時事ニュースの感想を書くところから着手すると良いでしょう。

 

要件定義はプロジェクト成功の鍵

要件定義はいわばシステムを開発するために必要な心臓部分を構築する細胞のようなものです。それだけ要件定義はシステム開発のプロジェクトが成功するかどうかの鍵を握っているものだといえます。そのため、要件定義は事前に念入りな準備を進めた上で、ほかのタスクに支障が出ない範囲でなるべく時間をかけて慎重に進めていくことが重要です。

そして、実現可能なユーザーの要求が反映された要件定義になるように、ヒアリングスキルや担当する業務・業界の知識などをアップデートし続けていってください。今回まとめた要件定義の準備から完成までの流れやその間に必要なスキルなどを参考に、ユーザーから支持される要件定義の担当者を目指していきましょう。発注ナビでは、専門コンシェルジュが事前にユーザーへの案件ヒアリングを行っています。最短、1日で案件のマッチングが可能です。まずは、お気軽に案件情報の受け取り登録をしてください。

 

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