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システム開発における体制図のポイントは?

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プロジェクト体制図は、簡単に言えば「誰が何をするのか」を図で表したものです。
組織図に似た構図になっており、役割の担当者と指揮命令系統や連絡系統が一目で分かるようになっています。
ここでは、初めて作成する人にも分かりやすいように、プロジェクト体制図の必要性や書き方について詳しく解説します。

 

目次

 

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システム開発でプロジェクト体制図が必要な理由

プロジェクト進行で考えられるリスクには「進捗に遅れが生じる」、「指示が正しく伝わらない」、「トラブルに気付けない」などがあります。このようなリスクを軽減させるのが、プロジェクト体制図です。以下では、システム開発においてプロジェクト体制図が必要な理由やメリットについて紹介をします。

 

●参加メンバーの認識を統一できる

誰が(もしくはどのチームが)何を担当するのか、誰の指示を優先して動くのか、などを明確にするのがプロジェクト体制図の役割です。図を作成してプロジェクト参加メンバーに共有しておくことで、役割や指揮系統の認識統一が図れます。

プロジェクト開始前には、顔合わせが行われます。その場では口頭で誰が何をするか、役割分担などの説明があるでしょう。その場では理解したつもりでも、プロジェクトが進むにつれ役割の境界が曖昧になるケースがあります。責任の所在がどこにあるのか分からなくなってしまうと、進捗の遅れやトラブルが起きた際の対応が後手に回って取り返しのつかない事態になるかもしれません。

「議事録を取っているから見返せばいい」と思うかもしれませんが、都度確認する必要があるなら、なおさら分かりやすく図にしてあるほうが効率的です。図にすることで、メンバーそれぞれの解釈でプロジェクトが進んでしまうリスクを抑えられます。

 

●指揮命令系統を定義するのに役立つ

プロジェクトチームに関わる人数やチームが多くなると、それだけで指揮系統は煩雑化します。また、指示を受ける側から見ても誰に報告や相談をすればよいかが不明瞭だと、報告の遅れにもつながり、最悪の場合はプロジェクトが頓挫するリスクも無いとは言えません。

体制図では、どの人が誰から指示を受ける・報告するのかも定義します。指示する側は管理が容易に、受ける側も報告がしやすくなり、スムーズなプロジェクト管理が行えるようになるのです。

 

●プロジェクト説明が容易になる

プロジェクト開始時のキックオフ会議の際に体制図があれば、プロジェクトの説明がしやすくなるのもメリットです。プロジェクトの内容だけでなく、担当者や指揮命令系統が明らかであれば、自分や自分のチームは何をすればよいかが把握しやすくなります。

また、担当外の人にも説明の必要がある場合でも、プロジェクト体制図があることで分かりやすく伝えることができるでしょう。このシステム開発に欠かせないプロジェクト体制図は、一体どのタイミングで作るべきなのでしょうか。

 

プロジェクト体制図を作るタイミングは?

システム開発のプロジェクト体制図は、「企画の目的とゴールが決まったタイミング」で計画の一部として作成します。工程に合わせて必要な人員を配置し、プロジェクトの達成に過不足が無いようにするのがコツです。反対に、目的とゴールが見えない状態で体制図を作ろうとしても、必要な人材が不明瞭のままとなってしまい、作成が上手く進みません。

このプロジェクト体制図の作成は、統括するプロジェクトマネージャー(PM)が行うのが一般的です。これは、全体を把握している責任者でないと、適切な指揮命令系統の定義が難しいためです。プロジェクトを遂行する上で、体制図作りが「PMの初仕事」と言っても過言ではありません。

なお、プロジェクトが進行していくと、役割を終えて不要になる人員やチームも出てくることもしばしばです。その際は、柔軟に体制図を書き換えていきます。そのため、常にプロジェクト体制図は「今」の状態が確認できるようにしておくのが望ましいのです。

 

プロジェクト体制図の良い例

System-diagram1

効果的なプロジェクト体制図の分かりやすい例として、「システム開発を依頼された」というケースにおける体制図を作成しました。一見すると、「企業の組織図」にもよく似た図ですが、作業の指示系統や個々のチーム責任者がひと目で分かるように作られています。

 

●プロジェクトオーナー

体制図の頂点にいるのは「プロジェクトオーナー」で、立案した企画に対して出資決定を行う人物を指します。つまり、最終的な決定権を持つ人物となるため、必然として組織の長や上級管理職の名前が入るでしょう。

 

●プロジェクトマネージャー

次に、プロジェクトの責任者となるプロジェクトマネージャーを置きます。全体の進捗管理はもちろん、各部署やチーム間のスケジュール調整などを行い、プロジェクトを成功に導きます。

 

●チームリーダー

PMの下には、各チームのリーダーを配置します。チームの分類は企業や開発案件によって変化しますが、ここでは「一般業務を行うチーム」、「開発を行うチーム」、「広報を行うチームの」3つを仮に入れています。さらに下部には、実際に業務にあたるスタッフを取りまとめるリーダーを配置して、晴れて体制図の完成です。

参加するチームや部署が増えれば、それだけ枠を増やして対応します。なお、プロジェクトに携わる人員を把握しやすくする目的で、チームリーダーの下部に作業スタッフの名前を書き記すケースもあります。必ずしも、この形式に則る必要こそありませんが、プロジェクト体制図を作る上で参考にしてください。

 

悪いプロジェクト体制図の悪い例

System-diagram2

体制図のサンプルとして、「作ってはいけないプロジェクト体制図」の例についても解説しておきましょう。悪いプロジェクト体制図のポイントは、以下の3点です。

 

●指揮系統が複数ある

この図では、プロジェクトの責任者が2人になっています。図上で同等の権限を持つ意思決定者が2人になっていると、指揮命令系統が分岐するため管理がしにくくなることもしばしばです。また、下にいるチームやメンバーがどちらの指示を優先すればよいかが不明瞭な点も、命令系統が混乱する要因となるでしょう。

さらに、チームから複数の経路が出ているのも、悪いプロジェクト体制図の特徴です。報告経路が分散されると、その分情報の吸い上げが難しくなり、プロジェクトの進捗に悪影響を及ぼす可能性があります。

 

●役割がはっきりとしていない

サンプルの図をよく見ると、プロジェクトマネージャーと進捗管理責任者という役割が同列に記載されています。PMの仕事には、プロジェクトの進捗管理が含まれることがほとんどです。しかし、別途「進捗管理」の責任者を置いていると、どちらに何の権限があるのかが分かりません。端的に言えば、「同列に記載されている人の役割がはっきりとしていない」のも悪い体制図の特徴なのです。

 

●同じ人物が複数個所にいる

図では、基礎開発チームリーダーが2か所に配置されています。実際に、基礎開発チームリーダーが業務と開発のどちらもかねている場合は、注意書きが必要です。特に記載が無い場合、体制図を見た人がミスなのか判断付かないため、チームが混乱する可能性があります。

 

体制図を作成する際のポイント

先の項で紹介した、分かりやすい体制図と悪い体制図を踏まえ、プロジェクトの体制図を作る時は、以下の4点を守って作成するのが望ましいでしょう。

 

1.指揮系統は1つにする

連絡や報告の混乱を防ぐために、プロジェクトの指揮系統は一本化しましょう。指揮系統はトップダウン、ボトムアップのどちらから見ても「誰が」と「誰に」が分かりやすくなっているかを確認してください。また、上下を飛び越した経路になっていないかも見ておくポイントです。

 

2.役割を明確にする

体制図に書かれた人の役割は、曖昧な表現を避けて明確に書きましょう。また、社内であってもチーム外の人には通じない役割名になっていないかの確認も必要です。見る人が理解できる、端的な表現で記載してください。特に、プロジェクトを遂行する上で社外のチームと組む場合は、役割を明確化しておかないと、認識の齟齬が生まれるリスクがあります。

 

3.同一人物を複数配置する場合は注意書きをする

職場によっては、一人が複数のチームを掛け持ちで管理しているケースがあります。その際は、体制図の右下などに注意書きを入れ、記載ミスでは無いことを示しておきましょう。

 

4.最新の状態にアップデートする

体制図を作るタイミングの項でも触れましたが、体制図を完成させた後も、プロジェクトの進行に合わせて内容を書き換えましょう。長期間のプロジェクトの場合、開発当初は必要だったチームが、後々になって不要となるケースがあります。体制図を書き換えていないと、図と現状に齟齬が生まれ、管理しにくくなることもしばしばです。定期的に見直すタイミングを設けて、アップデートを欠かさないようにしましょう。

 

明確なプロジェクト体制図で進行を促進しよう

プロジェクト体制図は、誰がどこのポジションで何をするかを定義し、指揮命令系統の認識統一を図るためのツールです。

プロジェクト進行においては、進捗管理や効率化などが求められます。図を使うことで、全体の把握がしやすくなるのに加え、確認や報告の際も誰に聞けば良いかが分かるため時間コストも削減できます。体制図を使用していない人、活用できていない人であれば、ぜひ当記事を参考に取り入れてみてください。

 

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