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テレワーク(リモートワーク)とは?基礎知識や導入方法を解説

政府が推奨する「働き方改革」によって、様々なワークスタイルが提唱される時代においては、テレワークの導入を検討する企業担当者も少なくありません。
このテレワークを企業に導入するためには、事前にテレワークの概要と必要となるツールを詳しく知っておく必要があります。

 

目次

 

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テレワークとは

テレワークとは、tele(離れた所)とwork(働く)の言葉を組み合わせた造語です。

その名の通り、会社や職場以外の離れた場所で働くことをテレワークと呼びます。インターネットが世間に浸透する以前の社会であれば、企業に勤めている人も「会社に通って仕事を行う」のが一般的でした。しかし、令和の現代においては、パソコンやスマートフォンのような通信機器が普及し、職場や会社に通わなくてもインターネットを通じて働ける環境が整いつつあるのです。

 

テレワークとリモートワークは何が違う?

テレワークが社会に普及すると同時に、「リモートワーク」という言葉も耳にするようになりました。両者の違いはどこにあるのでしょうか。リモートワークとは、remote(遠く)とwork(働く)を組み合わせた造語で、離れた場所で行う業務全般のことを指します。冒頭で述べた通り、会社や職場以外の離れた場所で働くことをテレワークと呼ぶことから、テレワークとリモートワークはほぼ同義であると言えます。

細かな相違点としては、厚生労働省や総務省のような機関においては、リモートワークではなくテレワークが用いられている違いがあります。政府が使用している分、言葉として社会的に認知されているのは、リモートワークよりもテレワークと言っても過言ではないでしょう。反対に、IT企業やフリーランスの間では、社外で働くことをリモートワークと呼ぶケースが多く、業界や働き方によっても言葉の使われ方に差があることが分かります。

 

テレワークに分類される勤務スタイル

テレワークに分類される勤務スタイル

具体的にどのような働き方がテレワークに区分されるのでしょうか。厚生労働省が運営する「働き方・休み方改善ポータルサイト」では、テレワークに該当する働き方を以下の3つに分類しています。

 

●在宅勤務

在宅勤務とは、オフィスへ出社せずに自宅で仕事をするワークスタイルの総称です。従業員は、パソコンや電話などを通じて、企業と連絡を取り合いながら業務を行う仕組みになっています。従業員によっては、午前はオフィスで働き、午後だけを在宅勤務にするといった、部分的な在宅勤務で働くケースもしばしばです。この在宅勤務を推奨するために、テレワークを行いたい従業員に対して業務用のノートPCを支給する企業もあります。

 

●モバイルワーク

自宅で働く在宅勤務とは異なり、外出先で働くワークスタイルをモバイルワークと言います。カフェや公園、電車内といった場所から、モバイル機器(ノートPCやタブレット端末)を使って業務を行うのが特徴です。カフェによっては、店内でモバイルワークがしやすいように、電源やWi-Fi環境を整えている店舗もあります。

 

●サテライトオフィス勤務

企業によっては本社に加えて、地方や遠隔地に別のオフィススペースを構えていることもあります。サテライトオフィス勤務とは、この本社から離れた場所のオフィススペースで働くワークスタイルのことです。本社を中心に、衛星(サテライト)のようにオフィススペースを設けていることから、その名が付けられました。

ちなみに、在宅勤務やモバイルワークで働いている人を指して、企業へ属している人を「雇用型のテレワーク」、フリーランスの人を「自営型のテレワーク」と呼んで区別することもあります。

 

テレワークが企業にもたらす4つのメリット

●生産性や業務効率の向上

企業がテレワークを導入すると、従業員の通勤時間を削減できます。そのうえ、移動や通勤ラッシュで発生する心身の負担も軽減できるようになり、従業員のワークライフバランス(仕事と生活の調和)を実現しやすくなります。働きやすさが向上した結果、従業員の生産性と業務効率の向上にも繋げやすくなるのです。

 

●人材の流出を防ぎやすくなる

従業員の中には、親の介護や子供の育児によって「仕事を辞めざるを得ない」というケースもあります。そんな時に、ワークスタイルとしてテレワークを導入していれば、働きながら介護や育児を行える環境を作りやすくなります。テレワークに限らず、企業が多様な働き方を提供できれば、従業員との雇用関係を続けやすくなるでしょう。

 

●優秀な人材を確保しやすくなる

さらに、テレワークによって働き方の選択肢が広がると、内外から「従業員が働きやすい企業」という評価を受けやすくなり、企業のイメージも向上することでしょう。企業の印象が良くなれば、求人においても応募者の増加が見込めるようになります。企業への応募者が増えれば、それだけ優秀な人材の確保に繋げやすくなるでしょう。

 

●緊急事態でも企業運営がしやすくなる

現代においては、感染症の蔓延や自然災害によって、企業のオフィスや事業所が使えなくなることもしばしばです。そんな時に企業がテレワークを導入していれば、オフィスや事業所を使わずに従業員が働くことができます。事業が継続できなくなるリスクを抑える方法として、従業員が労働場所を選ばずに済むテレワークの導入は、効果的な方法です。

 

テレワークの導入における企業3つのデメリット

●コミュニケーションの希薄化

テレワークを導入すると、従業員同士が顔を合わせる機会が少なくなります。従業員のコミュニケーションが少なくなれば、それだけ企業の組織力やチームの連帯感が損なわれやすくなります。チーム間で意思疎通がはかりにくくなれば、業務の進行を妨げるだけでなく、指示系統や連携の乱れからミスを起こしやすくなってしまうでしょう。

 

●従業員を育成しにくくなる

テレワークによってコミュニケーションが少なくなると、従業員の育成も難しくなります。これは、マニュアル化が徹底されている仕事であっても、業務の細かな部分を教えるためには、実際に指導を行うほうが効率的なためです。ノートPCやタブレット端末を通じて従業員の指導を行うのは、言わば「通信教育」に過ぎないため、密接な指導と比較をすると成長が鈍化しやすくなります。

 

●情報漏洩の危険性が高い

企業によっては、オフィスやインターネットのセキュリティを徹底して、情報漏洩の防止に努めています。しかしテレワークは「従業員が自宅や外出先で業務を行う」という特性上、どうしてもセキュリティ対策が難しくなってしまうのです。不注意で企業情報を収めたノートPCを紛失してしまったり、作業中の画面を第三者に見られてしまったり、オフィスの外で業務が行われるようになれば、情報流出の危険性は一気に高まります。

テレワークの導入における企業のメリットやデメリットは様々です。メリットを享受しつつ、テレワークで生じるデメリットのリスクを軽減するには、テレワークに必要なツールを事前に揃えておくことが重要となります。

 

テレワークの導入に必要となるツール

必要なツール(機材) 主な用途 ツールを準備する人
モバイル端末(ノートPC、タブレット) 従業員の業務全般 従業員または管理者
インターネット環境 業務データや業務記録の送受信など
Webカメラ 従業員同士のコミュニケーション、顧客対応など
ヘッドセットマイク
リモートアクセスツール 外部から企業のPCやネットワークへの接続 管理者
コミュニケーションツール Web会議、従業員同士の情報共有
モバイルテレワークツール 不正アクセス防止や情報漏えい防止対策
労務管理ツール(システム) 在宅勤務者の勤怠状況管理
ペーパーレス化ツール 紙媒体で記録している文書の電子化

参考:テレワーク用ツール | テレワーク総合ポータルサイト

 

導入の規模や従業員の勤務スタイルなどによっては少々異なりますが、テレワークの導入は主に上記のツールが必要となります。使いやすいWeb会議ツールとして定評のある「Zoom」や「Slack」、業務データの保存や共有が可能な「Googleドライブ」など、テレワークの業務や管理に役立つツールは少なくありません。政府が提唱する「働き方改革」に伴い、テレワークが推進されている現代においては、テレワーク用のシステムやツールの開発を担う企業も増加しています。テレワーク導入の際は、それぞれの特徴や導入費用などを踏まえたうえで利用することをおすすめします。

また、Webカメラやインターネット環境など、機材やツールによっては従業員の私物で対応することも可能ですが、テレワークの用途に耐え得る性能が必要な点は留意しておきましょう。例えば、インターネット環境は家庭ごとに通信速度や安定性が異なるケースも多く、テレワークの業務に支障をきたすこともあります。場合によっては、企業が従業員に対してインターネット回線(Wi-Fiルータなど)を準備する必要があるでしょう。

 

テレワークの具体的な導入方法

企業がテレワークを導入する具体的な手順は以下の通りです。ここでは、それぞれの工程を簡単に記述する形で紹介をします。

  1. テレワークの導入目的、基本方針の決定
  2. チームの結成
  3. テレワークにおけるルールを制定
  4. テレワークに必要な環境の整備

 

1. テレワークの導入目的、基本方針の決定

企業がテレワークの導入を検討する場合、まずはテレワークを導入する目的をはっきりさせる必要があります。明確な目的がないままだと、従業員からの理解も得にくくなり、導入の準備も実施も円滑に進みません。

  • オフィスの運営管理にかかる経費を節約したい。

  • 多様な働き方を採用して、人材確保に繋げたい。

  • パンデミックや災害に対するリスクを抑えたい。

このような形で導入の目的を明確化しておけば、企業全体でテレワークの導入を推し進めやすくなるでしょう。ちなみに、導入の目的は一つだけに限らず、複数個を設定しても構いません。このほか、従業員全体にテレワークの導入を周知する方法や、社外へテレワーク導入をアピールする方法なども、早い段階で決めておいたほうが良いでしょう。

 

2. チームの結成

導入目的をはっきりさせた後は、部署や従業員の中から代表者を選出してチームを編成しましょう。IT機材の準備やルールの整備、テレワークの導入に必要な準備は多岐にわたります。人事や総務、情報システム課など複数の部署の協力が不可欠となるでしょう。

  • 社内制度とルールの整備を行う人。

  • テレワークに必要な機材やツールの準備を担う人。

  • テレワークを行う従業員の教育や研修を行う人。

担当ごとに代表者を決めてチームを編成すれば、テレワークに必要な環境を整えやすくなります。ですが、規模の小さい企業の場合、専門知識を有した代表者を選出できない可能性もあります。その場合は、テレワークの導入支援を担うコンサル企業やシステム会社に依頼をするのも手です。

 

3. テレワークにおけるルールを制定

チームを編成した後は、テレワークに関するルール作りを行います。ここで作成したルールを企業の就業規則に定めておくことで、従業員に共有や周知を行いやすくなります。

  • テレワークの対象者や対象業務に関するルール。

  • テレワーク時における情報の取扱いに関するルール。

  • テレワークの業務における評価基準、評価方法など。

事前にルールが決まっていないままテレワークを実施してしまうと、企業全体で統率が取れなくなります。部署ごとに自由な形でテレワークが行われれば、労務や勤怠管理においても、悪影響を及ぼしかねません。結果として、従業員の間で不安感や不公平感が蔓延しやすくなるでしょう。これらを未然に防ぐためには、明確なルール作りが必要となるのです。

 

4. テレワークに必要な環境の整備

テレワークのルールや対象者が決まった後は、必要なIT機材やツール、セキュリティシステムなどの整備に取りかかります。対象者に対しては、システムやツールの使用方法の説明、情報セキュリティに関する研修なども併せて行っておくのが賢明です。

すべての準備が整えば、晴れてテレワークを実施することができます。とはいえ、初めてのテレワークが完璧な形で成功することは稀です。管理者や従業員がテレワークに不慣れである分、何かしらの問題点が浮かび上がります。

  • Web会議がスムーズに進行しない。

  • 従業員の労務管理や勤怠管理が上手く行えない。

  • 従業員ごとに業務における生産性の差が激しい。

このテレワークで浮上した問題に関しては、編成したチーム内で共有したうえで、問題解決に取り組むようにしてください。テレワークを実施するうえで「何が問題になるのか」を明らかにすべく、対象者を絞ったうえで、試験的にテレワークを導入するのも良い方法です。問題点の発見と解決を繰り返しながら、段階的にテレワークの対象者を増やして行けば、リスクを抑えながら企業にテレワークを浸透させることができます。

最後に、一時的に企業でテレワークを導入し、後に通常業務に戻す場合でも、導入の際に培ったノウハウは記録しておくことをおすすめします。これは、企業で再度テレワークの導入が必要となった時、ノウハウを活かすことでスムーズな形で導入を行えるためです。

 


 

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