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基幹システムの種類とは?活用のメリットと導入に必要な準備

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基幹システム活用のイメージ図

基幹システムやERPという言葉をよく耳にするものの、「具体的にどんなものなのか?」「どのくらいの種類があるのか?」という疑問を持つ方も少なくありません。また、現在日本の基幹システムの多くが老朽化して古いシステムのまま稼働されていることが問題視されています。社会的にも早急にレガシーシステムに該当してしまう基幹システムの入れ替えが望まれています。そこで今回は「基幹システムの種類」をテーマに、基幹システムの概要や種類、導入のメリット、注意すべきポイントなどをわかりやすく解説します。最新のトレンドにも触れていますのでぜひお読みください。

 

目次

 

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基幹システムって何?

基幹システムは「基幹系システム」と表現されることもあり、英語では「Mission Critical System」と呼ばれています。基幹システムは企業の基幹業務を司るもので、「止まることの許されないシステム」全般のことです。システム障害などで止まってしまった場合、企業活動に大きなダメージがあります。基幹システムは24時間稼働が基本で、いつでも正確に動き続ける安定性が大切です。
基幹システムはある特定の1つのシステムを指すのではなく、業務のプロセスに合わせて複数の種類に分かれています。

 

主な基幹システムの種類

代表的な基幹システムは以下のとおりです。

  • 生産管理システム

  • 販売管理システム

  • 受注管理システム

  • 在庫管理システム

  • 会計管理システム

  • 人事給与システム

 

●生産管理システム

生産管理システムは、製品の仕入れから納品までの生産フローを管理するためのシステムです。質の高い商品を納期に合わせて、無駄を出さずに作れるようコントロールしています。生産管理システムは生産工程を可視化できるのが特徴です。
製造業で大切にされているQCD(Quality=品質、Cost=コスト、Delivery=納期)をマネジメントするうえで、重要な役割を担います。生産システムによって納期遅れを防いだり、特定の工程の負荷が大きくならないよう調整したりすることが可能です。

 

●販売管理システム

販売管理システムは、製品もしくはサービスの販売に関する業務を管理するためのシステムです。販売についての情報をまとめられるため、業務の効率化にも一役買っています。また、今後の売上予測や消費者のニーズを捉えるうえでも必要なシステムです。

 

●受注管理システム

受注管理システムは、製品の受発注に関する業務を管理するためのシステムです。受注時に発生しがちな注文数や、製品名の聞き間違いと伝達ミス防止に大きく役立っています。機械化することで受発注にかかわる人件費や時間を削減できるため、業務効率化の面でも活躍しているシステムです。多くの場合、後の項目で述べる在庫管理システムと連携しています。

 

●在庫管理システム

在庫管理システムとは、製品の在庫管理に関する業務を行うためのシステムです。在庫に関する正確な情報を把握し、管理を適切に行うことで製品の作りすぎや欠品を防ぎます。また、機械化によって人的ミス削減に寄与できるほか、棚卸の効率化が可能です。在庫管理システムは、生産や販売に直接関係するため非常に重要であり、ほかの基幹システムの多くと連携しています。

 

●会計管理システム

会計管理システムは、企業のお金のやり取りを全般的に管理するためのシステムです。会計管理システムではなく「経理システム」や「財務会計システム」「財務管理システム」と呼ばれるケースもあります。
会計に関する各種書類を自動作成できるため、大幅な業務効率化とコスト削減が可能です。企業の財政状況を明らかにし、経営戦略を立てる際にも役立ちます。会計管理システムは、特定の業界に限らずどの企業でも必要なシステムです。

 

●人事給与システム

人事給与システムは、社員の採用や退職などの人事情報や、給与情報を一括管理するためのシステムです。社員一人ひとりを大切な人的資源と考え、有効に活用するうえで役立ちます。人事給与システムも会計管理システム同様、どの業界でも必要なシステムです。

 

基幹システムを取り入れるメリット

基幹システムを取り入れるメリットは、主に次の4つです。

  • 業務の効率化

  • 業務の標準化で品質を均一化

  • 情報の見える化

  • コストの削減

 

●業務の効率化

基幹システムを取り入れ、それぞれの基幹システムを連携することで、作業の手間を格段に省けるようになります。例えば、受注管理システムや販売管理システムを在庫管理システムと連携すれば、今まで人の手で数える必要があった在庫数の自動更新が可能です。機械化することで人的ミスも減るため、ミスのリカバリーに必要だった時間も別の作業に充てられます。

 

●業務の標準化で品質を均一化

基幹システムを取り入れると、属人化しがちで社員ごとに異なった手順になることも多い作業方法を、一定のやり方に統一しやすくなります。さらに、業務に関するノウハウも蓄積可能です。業務の標準化とノウハウの蓄積は、製品の品質のムラを減らすことにもつながります。
システムの導入により異動してきた社員や新入社員でも、比較的簡単に作業を覚えられるようになるため、特定の社員にばかり業務の負担が偏る不安も軽減できるでしょう。作業ミスの発生回数が減ることで、修正対応に追われることもなくなります。

 

●情報の見える化

基幹システムを取り入れることでデータを可視化できるため、情報の確認が簡単になります。また、リアルタイムにデータを更新し、関係者全員で共有できるため、トラブル発生時でも柔軟かつスピーディーに適切な判断が可能です。
情報の可視化は、トラブル発生時だけでなく、想像より売上が良く増産が必要になった際など、事業が軌道に乗っている際にも役立ちます。

 

●コストの削減

基幹システムを取り入れることで、これまでデータの処理に割かれていた人手を削減できます。管理も簡単になり、人的コスト・管理コストともに削減が可能です。
このように、基幹システム導入には大きな利点があります。基幹システムには様々な種類があるため、まずは自社に最適なシステムについて検討することが大切です。

 

よく目にする「ERP」とは何が違う?

基幹システムについて調べている方の中には、「ERP」という言葉をよく目にする方も多いですよね。ERPとは「Enterprise Resources Planning」を省略したもので、企業の基幹業務や経営の根幹にかかわるシステムである点は基幹システムと似ています。
大きな違いとして、基幹システムは生産管理や在庫管理、人事給与のように、業務に合わせてシステムが独立して構築され、互いに連携関係にありますが、ERPはデータを一元管理できる特徴があります。基幹システムが1つに統合されているとイメージすると理解しやすいかもしれません。
ERPはヒト・モノ・カネなど企業の資源を統合的に扱えるため、よりスムーズでスピーディーな状況把握や経営的判断が可能になると考えられています。

 

基幹システム導入の際のポイント

基幹システム導入にあたっては、次の3つのポイントを意識する必要があります。

  • 問題点を事前に洗い出しておく

  • 自社に必要な機能を考えて導入する

  • セキュリティが整っているものを選ぶ

 

●問題点を事前に洗い出しておく

基幹システム導入の基本条件は、自社の課題を適切に解決できるようになることです。そのためには、システム導入前に社員が不満に思っていることや作業上ボトルネックになっていることなどを洗い出し、整理する必要があります。

問題点の洗い出しを行わずに基幹システムを導入すると、機能は豊富でも社員の不満は解決されない状況に陥りかねません。問題点を洗い出すことで、システム導入による効果とは別で、品質の改善や更なる業務効率化につながるケースもあります。

 

●自社に必要な機能を考えて導入する

基幹システム導入の際は、自社に必要な機能について考えることも必要です。基幹システムの仕様は製品によって異なります。自社に適した機能や環境をリストにまとめ、その中で優先順位をつけて製品を選択しましょう。

また、使いやすいシステムであるかどうかも重要です。例えば、コンピュータの操作に不安のある社員が多い場合、機能の豊富さもさることながら、操作が簡単でわかりやすいものを優先しても良いでしょう。

 

●セキュリティが整っているものを選ぶ

基幹システムは企業の根幹にかかわっており、ほとんどの場合、顧客の個人情報や企業機密など重要なデータを扱っています。そのため、基幹システムから情報漏洩が発生する事態は防がなくてはいけません。

不正アクセスや社内での情報持ち出しなどを防げる強固なシステムを選択することも大切です。

 

トレンドは基幹システムのクラウド化

基幹システムの形態には、主にパッケージ・オンプレミス・クラウドの3種類があります。その中でも現在のトレンドは、インターネット環境とアカウントさえあればどこでも利用可能なクラウド型が人気を集めています。

現在、クラウド化が基幹システムのトレンドになっている理由は、主に次の2つです。

  • 既存のシステムより低コストである

  • テレワークが進んでいる

 

それぞれについて詳しく解説します。

 

●理由1.既存のシステムより低コストである

今まで基幹システムの中心であったオンプレミス型は、サーバーなどの機器(ハードウェア)を自社で用意する必要があります。自社のニーズに合わせてカスタマイズできる利点はあるものの、導入時の初期費用が高額な点がデメリットだと考えられていました。

その点、クラウド型は機器の準備がほぼ必要なく、費用も利用した分だけ支払えば良いものもあります。システムのアップデート費用も料金内に含まれていることが多いため、オンプレミス型に比べ低コストで、比較的手軽に導入できます。

 

●理由2.テレワークが進んでいる

最近はテレワークが浸透してきたため、社外で仕事をする社員も増えました。そのため、どこからでもアクセス可能なクラウド型がより重宝されるようになっています。

また、日頃から外回りが多い営業職の方でも場所を問わずすぐに作業でき、生産性アップや移動負担の削減にもクラウド化は有効です。

この記事では主に「基幹システムの種類と導入のメリット」について説明しました。業務効率化とコストカットを実現するためには、基幹システムの導入が求められます。基幹システムには多くの種類があるため、自社の問題点を洗い出し最適なシステムを選定することが大切です。

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