VBAとは？マクロとの違いや活用事例、不向きな作業について解説

VBAはプログラミング言語の1つであり、「Visual Basic for Applications」の略です。MS Officeの拡張機能として提供されています。VBAを使えば、作業の自動化が可能です。追加でソフトをインストールする必要が無いため、すぐに開発を始められる一方で、VBAには苦手な作業も存在します。今回は、VBAの基礎知識やマクロとの違い、習得するメリットや向いている作業など、VBAについてわかりやすくご紹介します。

 

目次

 

 

 

VBAの基礎知識

VBAは、「Visual Basic for Applications」の略で、プログラミング言語の1つです。MS Officeの拡張機能としてMicrosoftが提供しています。VBAは、Excelのマクロとしてよく知られていますが、ほかのMS Office製品でも利用可能です。Excel以外にも、Word、PowerPoint、Access、Outlook、Microsoft Edgeなどにも利用されています。

VBAを使えば、MS Office製品の機能を自由自在にカスタマイズでき、業務を効率的にこなすことができます。例えば、Excelでの集計作業を自動化するマクロ、Wordでの文章校正を自動化するマクロなど、多くの場面で活用されます。

そのほかの特徴として、オブジェクト指向プログラミングに対応していることや、マクロの録画機能を持っていることが挙げられます。これらの特徴を活用することで、より高度なプログラミングが可能になります。

VBAは、自分が作成したファイルで動作させることを想定したローカル環境向けの言語です。そのため、開発環境のインストールなどは不要ですが、MS Officeの拡張機能なので、単体での動作はできません。インターネット上には、VBAに関する情報やサンプルコードが豊富に存在していますので、初心者でもVBAを使ったプログラミングを始めやすいでしょう。

 

●VBAの強み

VBAの強みは、大きく次の2つです。

 

• わかりやすくて、プログラミングしやすい

• 一般的なプログラミング言語と比較して、習得時間が短い

 

1つめの強みはわかりやすさです。VBAは人間の言葉に近い記述のため構文がわかりやすくなっており、記述されている情報の理解が難しくありません。プログラミングの初心者にとっては、挑戦しやすい言語です。

2つめの強みは、取得時間の短さです。VBAは、Excelなどのアプリケーションに標準で組み込まれていますので、開発環境のセットアップが不要です。多くのプログラミング初心者にとって、開発環境構築は1つのハードルになっています。その点、VBAはセットアップが必要ないので、すぐにプログラム開発に着手できます。また、オンライン上に多くのチュートリアルやサンプルコードが投稿されているのも特徴です。初心者であっても、解説サイトを見ながら勉強すれば、効率的に学習できます。

 

●VBA習得のメリット

繰り返し行う作業をVBAで自動化しておくことで、業務や作業を効率化できます。毎日、毎週、毎月必ず行う業務や、手順が複雑な処理などは、VBAでの自動化に向いています。

また、動作を記録させることでMS Officeをカスタマイズでき、自作のアプリケーションのように使うことも可能です。ExcelだけでなくWordやAccessと連携させたり、入力フォームを作成してデータ入力のミスを防いだりもできます。複雑な処理を行うファイルでも手作業による人為的ミスが減少でき、自分の操作しやすいツールに変えられます。

 

VBAとマクロの違い

VBAとマクロは同じものだと誤解されることもありますが、両者は異なります。正しく理解するため、ここでは2つの違いをご紹介します。

マクロとは、本来「コンピュータの処理を自動化する技術」の総称で、Microsoft社の用語ではありません。しかし、現在ではMS Office上で処理を自動化するための機能の名称として知られています。マクロは、特定のアプリケーション（例：Excel）内で使用され、繰り返し行われる作業を効率化するのに役立ちます。マクロを作成することで複雑な手順や計算、データ処理を自動化し、時間と労力を節約できます。さらに、一度作成されたマクロは再利用可能で一つのボタンクリックやショートカットキーで実行することが可能です。

MS Officeでは、リボンに表示された開発タブ（デフォルトでは表示されません）に「マクロ」とあり、その中にマクロ機能やVBAのコマンドがまとめられています。それが、マクロとVBAが混同されがちな理由です。マクロを用いたシステム開発にかかる費用相場などについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご確認ください。

▷マクロ開発の費用相場はどのくらい？依頼先によって変わってくる？

 

●VBAとマクロの使い分け

VBAは、マクロを作成するためのプログラミング言語です。ユーザーがExcelでマクロを作成すると、Excelの内部でプログラミング言語であるVBAに変換されて保存されます。つまり、VBAはマクロを作成するためのプログラミング言語の一種です。

しかし、VBAとマクロはまったく同じものではありません。マクロはあくまでも手順を記録し、実行するための機能です。VBAは、マクロを保存してアプリケーションに正確に伝えるためのプログラミング言語です。マクロで行う処理はVBAで保存されていますが、マクロは処理を記録・編集するだけでなく、それを実行したり、セキュリティチェックを行ったりする機能も含まれています。

 

間違いやすいVBAの解釈

VBAのように、アルファベットで省略された用語は複数存在します。初心者にとっては覚えるのが大変です。ここでは、間違えやすいVBAの解釈について3つ紹介します。

 

• VBAとVB

• VBAとVBE

• VBAとRPA

 

それぞれ、意味や用途が違っています。正しく理解して、効率的に開発を進めましょう。

 

●VBAとVB

「VB（Visual Basic）」は、VBAの基になっているプログラミング言語で、VBをMicrosoft社のアプリケーション用にしたものがVBAです。VBは単体で動作できますが、環境設定が必要なため費用がかかります。一方、VBAはVBと比べると機能に多少の制限があるものの、MS Officeさえあればすぐに使うことができます。そのため、初心者にはVBよりもVBAのほうがおすすめです。

 

●VBAとVBE

VBAでコードを手書きしたり、編集したりするには、「VBE（Visual Basic Editor）」を利用します。VBEは、コードを手書きしてマクロを作成・編集するためのアプリケーションで、MS Officeでは開発タブから操作できます。VBEを使用することで、VBAのコードを手書きして作成・編集するだけでなく、マクロの作成や保存、デバッグ、実行など、VBAのプログラミング全般を行うことができます。

 

●VBAとRPA

「RPA（Robotic Process Automation）」は、パソコン上の定型業務を自動化することを目的としており、VBAと共通点が複数あります。PRAは、プログラミングの知識がなくても業務の自動化が可能です。一方で、VBAはプログラミング言語を習得する必要があります。学習面では、RPAのほうが初心者でも始めやすいでしょう。

RPAとVBAの違いとしては、制御範囲の広さがあります。VBAはMS Office製品上の動作を想定した言語です。一方で、RPAはPC上のほぼすべてのアプリケーションを横断して制御できます。例えば、Webアプリケーションをとおしてオンライン上のデータベースの情報を取得し、Excelでリストを作成して、メールに添付して送信、最後にエクセルのリストを社内システムにアップロード、といった複雑な業務を自動化できます。

 

VBAでできることと活用事例

ExcelのVBA言語を使って作成するマクロは、多くのビジネスプロセスを自動化するために役立ちます。以下は、その中でも特に便利な5つの事例です。

 

●請求書や納品書の自動作成

Excelで作成した売上管理表から、顧客別に請求書を作成する作業です。請求書のフォーマットを設定し、必要な情報を自動的に差し込むことができます。毎週・毎月発生する業務は、VBAを使えば簡単に自動化できるので作業者の手を空けて、ほかの業務に取り組んでもらうことが可能です。

 

●大量の文書を一括で印刷

VBAを活用することで、大量の文書を簡単に一括印刷することが可能です。印刷時に必要な設定（印刷の向き、用紙サイズ、印刷部数、印刷先など）をプログラムに組み込んでおけば、印刷の度に必要だった設定の手作業を大幅に削減可能です。

 

●データの自動チェック・修正

VBAを使えば、データの空欄、全角半角の混在、文字の誤字脱字などを自動的にチェックすることが可能です。さらに、必要に応じて自動で指定した修正をすることが可能です。これによって、データの正確性と品質が向上し、人的ミスによる問題を回避できるでしょう。

 

●データの集計・グラフ作成

VBAでは、膨大な量のデータを自動的に集計し、一覧表やグラフを作成することが可能です。集計するデータの種類によって、拠点別、部署別、担当者別などの項目で集計が可能です。定期的に決まったフォーマットでグラフを作成している場合は、VBAでの自動化を検討してみましょう。

 

●ファイルの自動分割・集約

VBAを使用することで、大量のデータが含まれるファイルを、指定した条件に基づいて自動的に分割可能です。また、複数のファイルを自動的に1つにまとめることもできます。複数のファイルを1つにまとめる作業は様々な現場で発生するタスクです。自動化できれば、データを管理する手間やミスを減らせます。

 

VBAでは難しいこと

VBAは業務の自動化・効率化に大変役立つものの、VBAでは以下のように難しい作業も存在します。

 

• 大量のデータ処理

• Office製品以外との連携

• アプリケーション開発

 

●大量のデータ処理

VBAが処理できるデータの量には限界があります。処理可能なデータ量以上のデータを処理しようとすると、突然パソコンがフリーズしたり、ソフトウェアが強制終了したり、最悪の場合はデータが破損する可能性があります。大規模なデータ処理が必要な場合はVBAではなく、データ処理に特化したプログラム言語の活用を検討してみましょう。

 

●MS Office製品以外との連携

VBAは、MS Office製品群でのみ動作するプログラム言語です。MS Office製品群とは、Word、Excel、PowerPointなどを指します。MS Office以外のアプリケーションと連携させる場合は、VBAではなく別のプログラミング言語を使いましょう。

 

●アプリケーション開発

VBAは、本格的なアプリケーション開発には向いていません。VBAで開発されたアプリケーションは、MS Office製品以外では動作せず、ほかのサービスとの連携ができないためです。アプリケーション開発は、用途や規模によって最適なプログラミング言語が存在します。VBA以外にも開発難易度が低いプログラミング言語もあるので、用途にあった開発言語を使用しましょう。

 

VBAの開発に必要なスキル

VBAの開発には、どのようなスキルが必要なのでしょうか。ここでは基本知識やスキル、開発における注意点をまとめました

 

●VBA開発に必要な基礎知識とスキル

VBA開発には、Excelの基礎知識が必要不可欠です。VBAはExcelを中心としたMS Office製品に特化した言語であるため、Excelの基礎知識は理解しておきたいところです。特に、セルの参照や操作、ワークシートの操作、関数の把握などが重要です。

また、VBAの構文を理解しておく必要があります。プログラミング言語を初めて学ぶ方にとっては不安かもしれませんが、VBAの構文はほかのプログラミング言語と比較すると読みやすいので、学習ハードルは低めです。

加えて、VBAでプログラムを構築する前に、欲しい結果（出力）を考えておく必要があります。そのため、問題解決力やロジック構築能力が求められます。情報の流れや必要な操作など、求めるゴールに必要な構成要素を理解できる力が必要です。

 

VBA開発の注意点

VBA開発の注意点として、エラー処理、コードの再利用への考慮が挙げられます。

エラー処理は、プログラム開発において大変重要です。エラーが発生した場合、プログラムが停止したりデータが破損したりする恐れがあるからです。VBA開発に限らず、プログラミングではエラーが起きないようなプログラム設計が必要ですが、開発段階では高確率でエラーに遭遇します。開発を成功させるためには、エラーに対処できるように粘り強さや問題解決力が必要です。

そのほかにも、VBA開発では再利用性を考慮したコーディングが求められます。同じ処理が何度も登場する場合は、関数を使って再利用可能なコードを書くことが可能です。同じ処理はコードを再利用すれば開発工数の削減やメンテナンスが容易になります。効率的に開発するためにも、省略できる作業は省略しましょう。

 

Excelマクロ・VBA開発を依頼する際のポイント

VBA開発を外部に依頼する場合、以下のポイントを押さえることが大切です。

 

●作業範囲を明確に定める

開発するVBAの機能や目的、使用するデータの種類やサイズ、必要な機能の範囲などを明確にする必要があります。開発においては「要件定義フェーズ」と呼ばれることが多いです。要件定義ができないと、開発に必要な期間や予算を正確に見積もれません。

作業範囲が明確になっていると、開発担当者にとっても作業しやすくなり、想定よりも短期間かつ高品質なプログラムの納品が期待できます。

 

●使用するExcelのバージョンを明確にする

VBA開発においては、使用するExcelのバージョンを決めておきましょう。Excelは、Microsoft社によって定期的に新バージョンにアップデートされています。バージョンによってVBAの機能や関数などの挙動が異なる場合があるため、開発前にどのバージョンを使用するか決めておきましょう。

特に、Excel2003以前とExcel2007以降のバージョンでは、ファイル形式が変わっているため、互換性に問題が発生する恐れがあります。開発したVBAが社内のパソコンで作動するように、社内のExcelのバージョンを確認しておきましょう。

 

EXCELマクロ・VBA開発を依頼するメリット

EXCELマクロ・VBA開発を依頼するメリットは以下の2つです。

 

●インストール不要

VBA開発に必要なソフトは、Microsoft Excelです。Excelに内蔵されているVBAエディタを使ってコードを作成・編集できます。パソコンに既にExcelがインストールされていれば、追加でソフトをインストールする必要はありません。一般的なプログラミング言語では「環境構築」という事前準備が必要ですが、VBAではこの準備をせずに開発に取り掛かれます。

 

●作業効率の向上

VBAを使えば、繰り返しの作業を自動化できます。今まで数時間かかっていた業務も、VBAを使えば1クリックで完了します。毎週発生する定型業務を自動化すれば、従業員はほかの業務に集中できるでしょう。自動化によって作業効率が向上すれば、組織の生産性が改善するかもしれません。

 

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