システム開発のコンペの開催方法とは？コンペ企画時のポイントも解説

システム開発を外注する際、「どのシステム開発会社を選ぶべきか分からない」と悩むことが少なくありません。そこで、規模や得意分野、開発実績が異なるシステム開発会社を比較するために効果的な手法がコンペの開催です。コンペでは、複数の開発会社がシステム開発に関するプレゼンテーションを行い、発注者はそれを基に最適な外注先を選定します。

本記事では、システム開発のコンペを成功させるための計画策定や要件明確化の重要性、コンペの具体的な流れについて解説します。さらに、コンペ開催のメリットとデメリット、そして開発会社を選定する際のポイントも詳述します。本記事を参考に、システム開発の発注先を効率良く選定して、プロジェクトの成功に繋げましょう。

 

目次

 

 

システム開発のコンペで押さえるべきポイント

システム開発を外注する際、発注者が「どんなシステム開発会社を選べば良いのかわからず上手く絞り込めない」「選定時の決定打がわからない」と悩むケースは少なくありません。システム開発会社と一口でいっても、規模や得意分野、過去の開発実績はさまざまです。特に、IT知識がないと、どのような選定基準で開発会社を決定すれば良いのか判断に迷ってしまいます。そんな時に開催するのがコンペです。コンペに参加する複数の開発会社から、システム開発に関するプレゼンテーションを受けて最終的な外注先を絞り込みます。

特に、「どのようなシステムを開発したいか」といった要件がある程度明確になっている場合は、コンペを開催したほうがスピーディーに進む可能性があります。コンペを開催するにあたり、依頼側は「RFP（提案依頼書）」を準備する必要があるためです。

RFPをコンペへ参加する外注先候補へ送り、プレゼンテーションをしてもらったうえで外注先を選定します。これにより、効率良く外注先を選びやすくなるでしょう。

 

●計画を策定して目的や概要を明確にする

コンペを成功させてシステム開発会社を上手く選定するためには、具体的な計画と目的の設定が不可です。まず、システム開発を行う目的を明確にしましょう。システムを開発・導入して何を達成したいのか、どのような課題を解決しようとしているのかを洗い出し、具体的に定義します。目的が明確でないと、コンペへ参加する企業もどのような提案をすれば良いか迷ってしまい、有用な提案を受けられなくなる可能性があります。

目的が明確になったら、システム開発に必要な予算とスケジュールを設定します。予算とスケジュールが明確であれば、開発したいシステムの規模感や期待感が伝わりやすくなり、参加企業から具体的な提案をしてもらいやすくなります。予算を組む際は、リスク要因を特定したうえで予備費を組み、現実的かつ適切な金額で組むことが重要です。そして、コンペのスケジュールは、「提案の募集期間」「選定プロセス」「最終決定までの流れ」を考慮して設定しましょう。

 

●要件や提案して欲しい内容を明確にする

システム開発のコンペを成功させるためには、システムへ求める要件（要望）を具体的にする必要があります。そこで機能要求と非機能要求を含め、全ての必要条件をリストアップします。機能要求とは課題を解決するのに直結する要求のこと、非機能要求とは、課題解決に直結しないがシステムの基盤や品質にかかわる要求のことです。

機能要求と非機能要求の双方が明確であれば、コンペの参加企業から精度の高い提案をしてもらいやすくなります。また、提案の明確な評価基準と採点基準の準備が必要です。要求や基準、事前の準備が不透明だと、コンペの参加企業に不信感を抱かれる場合がありますので、事前に共有する情報は慎重に精査をしましょう。

以上のポイントを適切に管理することで、システム開発のコンペはより効率的に進む可能性が高まります。

 

●コンペの流れ

コンペの流れは、概ね以下のとおりです。

1. プロジェクトの目的と要件を明確にする
2. プロジェクトチームの結成
3. RFP（提案依頼書）を作成する
4. 外注先の候補を複数ピックアップしコンペを開催する旨を通知
5. 参加表明を受け取ったらRFP（提案依頼書）を送付
6. プレゼンテーションの段取りを決める
7. 参加企業からプレゼンテーションを受け外注先を決定

コンペをスムーズに進めるためには、参加企業だけでなく社内チームとの連携も大切です。同時に、プレゼンテーションを受ける前に外注先の採点基準も明確にしておきましょう。評価時にはプロジェクトの担当チームだけでなく、自社の経営層や他部門の意見を取り入れることも重要です。

コンペの成功は、これらの各ステップがどれだけ効果的に実行されるかに左右されます。適切な計画と明確な工程によって、最も適した開発パートナーを選定することが可能となり、プロジェクト全体の成功につながります。

 

システム開発のコンペ開催をするメリットとデメリット

コンペによって外注先を選ぶことで得られるメリット、またコンペを開催するデメリットを以下でご紹介します。

 

●メリット

メリットとしては、以下が挙げられます。

• 多様なアイデアや技術解決策の提案を得られる

• 複数の提案を比較することで市場価格の理解を深められる

• さまざまな開発会社から選択することで適したパートナーを見つけられる

コンペでは、技術力も得意分野もさまざまな開発会社が複数集まります。それぞれが独自の技術や視点、アイデアを持ち寄り、一つの課題に対して複数の解決策が提案されることになるため、幅広い選択肢から最良の提案を選べます。また、各企業が競い合うことでさらに革新的なアイデアが生まれ、技術的な限界点を押し広げることも可能です。技術の進化やトレンドの移り変わりが激しいシステム開発業界において、多様なアイデアを取り入れることは有意義なポイントだといえるでしょう。

また、複数の企業から提案を受けることにより、各サービスの市場価格を把握することも可能です。大まかな相場や市場価格を知っておけば、プロジェクトの予算設定やコスト効率の評価に役立ちます。結果的に、無駄な出費を削減するための対策も立てやすくなるのです。価格だけでなく、提供されるサービスの範囲や品質も比較できます。したがって、よりコストパフォーマンスの高い提案を選択する基準を設けられます。

さらに、技術力や経験、過去の実績、対応の迅速さ、コミュニケーションスキルなど、多角的に開発会社を評価できるのもコンペ開催のメリットです。この過程を通じて、単なる技術的な能力だけではなく、企業文化や未来のビジョンが自社と合致する開発会社を見つけることが可能となります。システム開発では、納品物が完成すれば開発会社との関係性が終わるわけではありません。長期的かつ良好な関係を築くうえでも、多角的に開発会社を選定することは重要です。

 

●デメリット

コンペを開催するデメリットとして挙げられるのは、以下の点です。

• 準備と実施に要する時間と労力が多いこと

• 複数の提案企業とのコミュニケーションが必要となりコストが増大すること

• 情報漏洩のリスクがあること

コンペの計画と実施、評価には、多くの時間と労力が必要です。特に、具体的な提案依頼書（RFP）の作成や適切な参加企業の選定、プレゼンテーションと提案の評価には、多大な時間がかかります。自社内の通常業務と同時進行で準備を進めるのは人的リソースの圧迫にもつながるでしょう。こうしたデメリットを踏まえていないと、コンペの進行が滞るだけでなく、質の低い提案を受け取るリスクも高まってしまいます。最終的に、プロジェクトの成果に悪影響を及ぼす可能性も考えられるのです。

また、コンペを通じて多数の提案を受ける場合、各企業とのコミュニケーションは必須です。質問への回答にはじまり、追加情報の要求やミーティングの設定などといった、相応のコミュニケーションコストがかかります。また、これらのコミュニケーションはシステム開発に関する専門的な知識が必要です。自社内のエンジニアをはじめ、IT知識をもった適切なスタッフを配置する必要があり、人件費やそのほかの管理費用が増加する可能性もあります。開発会社の提案を正しく評価するためには、発注側にも一定の専門知識が求められます。

複数の開発会社にプロジェクトの詳細を開示するということは、情報漏洩のリスクが高まるということです。機密情報が競合他社の手に渡り、ビジネスに損害が及ぶ可能性もゼロではありません。情報漏洩を防ぐためには、秘密保持契約の締結と、情報管理の手法を確立させることが必要です。また、各開発会社のプライバシーポリシーやセキュリティ体制もチェックする必要があります。

 

開発会社の選定ポイント

システム開発プロジェクトの成功は、適切な開発会社の選定から始まります。そのためには、具体的なRFPの作成と明確な評価基準の設定が必要です。ここでは、開発会社を選ぶ際の重要な準備の流れと評価方法についてご紹介します。

 

●選定のための準備と基準

RFPとは、開発会社に依頼したいシステムの概要をまとめた書類です。RFPには、以下のような項目を記載します。

• 開発プロジェクトの概要

• システム開発を依頼する背景

• 自社内が現状抱えている課題

• システムによってどのように課題を改善したいか

• システム開発会社に提案してほしいこと

• システム開発納品までの希望スケジュール

RFPは、提案を依頼する際の「説明書」のようなものと捉えると良いでしょう。RFPがしっかりと作られていれば、プロジェクトの全体像をコンペ参加企業へ正確に伝えられます。さらに、「自社の技術やアイデアをどのように適用するか、どのように提案へ反映させるか」といった点を明確に考えてもらえます。

提案を評価する基準の設定は、適切な開発パートナーを選ぶために非常に重要なことです。技術はもちろん、システム開発のスケジュール感や進め方、作業内容の詳細、費用感などの項目を基準に評価基準を設けるのがポイントとなります。また、過去のシステム開発の実績や得意としている開発分野、RFPの内容を反映した提案内容か、実現可能性のある提案内容か、コストパフォーマンスが適切かといった点も忘れずにチェックしましょう。

評価、採点は、複数の段階を経て行われます。初期段階で基本的な要件へ適合しているかをチェックし、その後の段階でより詳細な評価基準を設けて採点を行います。なお、評価および採点のプロセスには参加企業によるプレゼンテーションや技術のデモンストレーションなども含まれているのが一般的です。

 

●コミュニケーションのポイント

開発会社と密にコミュニケーションをとることは、プロジェクトを成功させるのに不可欠です。最初のステップとして、開発会社の技術者やPM（プロジェクトマネージャー）を交えてミーティングする機会を設けると良いでしょう。

ミーティングを通じて、技術的な要件だけでなくビジネスの目標やビジョンなども共有できます。また、定期的な進捗報告会を設定することで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できます。コミュニケーションツールとして、電子メールやビデオ会議のほか、各種プロジェクト管理ツールを導入するのも良いでしょう。

契約を結ぶ前には、明確な合意を形成する必要があります。特に、プロジェクトの対象範囲や目標、納期設定、予算設定などの重要事項に関しては、慎重に合意形成を行わなくてはなりません。この過程で、具体的な成果物や成果指標を文書に残しておくのが理想的です。

見積もりや提案内容がプロジェクトの要件を満たしていることを確認しましょう。その時点で疑問点や懸念事項があれば、契約締結前に解消しておくことが重要です。契約条項に不明瞭な点があるか不安な場合は、弁護士や司法書士などによるリーガルチェックを受けるのも良いでしょう。

開発会社との長期的な関係を築くためには、信頼と相互理解を深めることが不可欠です。プロジェクトの初期段階から、開発会社の意見や提案を尊重することで、パートナーシップを強化できます。また、プロジェクトが成功した際には、その成果を開発会社と共有し、適切な評価や表彰を行うことでモチベーションを高められるのもポイントです。さらに、長期的な視点で関係を築くことで、将来的なプロジェクトや新技術の導入の際にも、スムーズな協力関係を維持できるようになります。

 

スムーズに開発会社を選定したいなら比較検討しやすい発注ナビ

システム開発のコンペは、自社に合ったシステム開発会社を選定する一つの手段として有効です。一方で、企画から評価基準の設定、参加企業とのコミュニケーションなどの時間的、人的コストがかかるのも事実です。「発注ナビ」であれば、システム開発会社の選定を大幅に簡略化できます。

「発注ナビ」は、システム開発会社とのマッチングサービスを提供するプラットフォームです。「発注ナビ」の利用による最大のメリットは、開発会社の選定にかかる時間短縮です。

従来のコンペでは、RFPの作成や参加企業の募集、評価といった複数のステップを踏む必要があります。対して、発注ナビでは豊富なITの知識をもったコンシェルジュによるヒアリングを実施しています。ヒアリング内容を踏まえて、条件に合うシステム開発会社を厳選、スピーディーにご紹介が可能です。

「自社に合った開発会社がわからない」「選定にできるだけ時間をかけずにスムーズに導入したい」とお考えの担当者様はぜひ一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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