紙による業務をデジタル化し、DXを進めることで社会の変化は激しさを増しています。ワークフローシステムの導入もDX化のひとつといえるでしょう。そのためワークフローシステムの導入を検討している企業が増えてきています。
今回はワークフローシステムの導入でできることから、ワークフローシステム導入の流れまでを解説しています。ぜひ本記事を参考にワークフローシステムの導入を検討してみてください。
目次
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ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内や組織内にある様々な申請を電子化させることで、効率的に業務を進めるためのシステムです。稟議書や交通費精算書、経費精算書、休暇届など、従来は紙によるやり取りで行っていた申請業務をすべて電子化させることが特徴です。近年ではペーパーレス化の推進やテレワークの浸透などによって、ワークフローシステムの検討、導入する企業が増えてきています。
ワークフローシステムの導入でできること
ワークフローシステムを導入することで、組織内のあらゆる申請を効率的に行えるようになります。
具体的にできることは下記のようなことです。
それぞれのできることについての解説をより詳しくお伝えします。また合わせて、ワークフローシステムとはどういうものかの基本的な部分も解説していきます。
●申請書類のフォーマット作成ができる
ワークフローシステムを導入することで、社内の申請書類のフォーマットを作成できます。ワークフローシステムにはシステム内にテンプレートがあるので、それらを活用して作成ができます。またすでに既存の申請書をExcelなどで社内共有しているのであれば、利用しているExcelファイルをシステムに取り込み、フォームに変換して作成することも可能です。電子化を行うことでフォーマットの作成に時間がかかることはありません。
●承認ルートを設定できる
正しいワークフローを行うには正しい承認ルートが必要です。ワークフローシステムを導入することで、はじめにきちんとした承認ルートを設定できます。承認方法は企業によって異なりますが、AND承認やOR承認など社内規定に沿った承認ルートを設定できるため、これまでの運用を大きく変える必要はありません。
●ワークフローを視覚化し管理ができる
紙でワークフローを行う場合、今どこに申請書類があるかどこまで承認が進んでいるのかがわからなくなる場合があります。ワークフローシステムではいつ申請したか、承認を待っている上長は誰かなど、あらゆるワークフローを視覚化し管理できるのが嬉しい点です。滞っているワークフローがあれば、リマインドで承認を促すことができるなど、進捗管理に向いています。
●書類の整理や検索ができる
ワークフローシステムでは申請に必要な書類はすべてシステム上で管理されています。また申請から承認までの流れもシステム上で行えるため、申請書類の整理や検索なども行えます。自身が欲しい申請書類をシステム上で簡単に検索ができるので、利便性は高まるでしょう。
●外部システムと連携ができる
ワークフローシステムは単体での運用はもちろんのこと、外部システムとの連携も可能です。基幹システムとの連携やグループウェアとの連携など、ほかのシステムと連携させることで利便性の向上が期待できます。自社で導入する際は、すでに運用しているシステムとの互換性はどうかなども確認すると良いでしょう。
ワークフローシステムの種類
ワークフローシステムの種類は主に下記の4つが挙げられます。
それぞれのワークフローシステムについて解説していきます。
●中小企業向けワークフローシステム
中小企業向けワークフローシステムは、承認フローがシンプルな場合に適しています。申請する人数が限られている、承認する役職の人数が少ないなどです。そのため従業員規模が数名の企業から数百名の企業などは、中小企業向けワークフローシステムが向いているでしょう。中小企業向けワークフローシステムは機能がシンプルなことや、どの企業にも適用できる汎用性の高い機能が備わっていることが多いです。
●大企業向けワークフローシステム
大企業向けワークフローシステムは従業員規模が1,000名以上が目安になります。1,000名以上の大企業になると申請や承認ルートが複雑になるケースが多くなります。そのためワークフローシステムにも柔軟性があるのが特徴です。ほかのシステムとデータ連携が可能なものや多言語対応できるものなど、高機能が備わっています。
●Excelフォーム型ワークフローシステム
Excelフォーム型ワークフローシステムとはその名の通り、自社のExcelで作成した申請書をシステム上でそのまま利用できるようにするものです。現在の申請書をそのままシステム上で利用できるので、システム導入後もスムーズな運用ができます。現在はExcelで運用しており、申請時に従業員がそれぞれ紙で出力して行っているなどの企業にはおすすめといえるでしょう。
●バックオフィス業務一体型のワークフローシステム
ワークフローは業務のバックオフィス側になります。こうしたバックオフィス業務には、ほかにも勤怠管理や経費精算などがあります。バックオフィス業務一体型のワークフローシステムは、これらの業務と連携して運用していくものです。例えば請求業務などと連携することで、ワークフローで承認された段階で請求書が作成され、改めて作成する手間がなくなります。また経理業務と連携させると、自動的に仕訳も行ってくれるので決算業務の効率化につながります。こうしたワークフローだけでなく、バックオフィス業務全体の効率化を図りたいと考えているのであれば、おすすめです。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入するメリットは主に下記の4点が挙げられます。
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決済期間が短縮できる
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申請業務の効率化が狙える
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内部統制やコンプライアンスの強化ができる
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ペーパーレスといったDX化を推進できる
●決済期間が短縮できる
ワークフローシステムを導入する最大のメリットといっても過言ではないのが、決済期間の短縮です。ワークフローシステムはシステム上で行えるため、パソコンはもちろんのことスマートフォンやタブレットなどからも対応が可能です。いつでも・どこでも決済業務ができるので、必ず社内のデスクで対応するなどの必要がありません。紙によるワークフローと比較して、大幅に決済期間が短縮できるでしょう。
●申請業務の効率化が狙える
申請業務の効率化ができるのもワークフローシステムのメリットです。例えば、申請に必要なファイルはシステム上で簡単に検索できるので、紙で申請を行うよりも探す手間が省けます。また承認の依頼はアラートで知らせることもできるので、申請書を回す際に連絡する手間などもなくなります。ワークフローシステムの導入で、申請業務全般の効率化が狙えるでしょう。
●内部統制やコンプライアンスの強化ができる
ワークフローシステムでは、最初の設定で承認ルートや管理者の閲覧範囲などを策定できます。そのため設定とは異なる方法で申請や作成を行うとアラートが出て、事前に不正やヒューマンエラーの防止が可能です。ルールに則った運用が可能なので、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながります。
●ペーパーレスといったDX化を推進できる
ワークフローシステムを導入することで、これまで紙で行っていた申請がシステム化されるため、業務のペーパーレス化につながります。申請業務がシステム化し、ペーパーレス化につながれば、ほかの業務においてもシステム化が期待できるでしょう。昨今では働き方改革やテレワークが叫ばれており、多様な働き方を実現するためのDXというキーワードがにぎわっています。自社のDX化に向けて、ワークフローシステムは有効なツールといえるでしょう。
失敗しないワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムは導入することが目的になってはいけません。導入することが目的になってしまうと、導入後に自社と合っていないシステムを運用することにつながってしまいます。
ワークフローシステムを選ぶ時には下記の点に気をつけることが大切になります。
●自社の規模とシステムが合っているかチェックする
ワークフローシステムには中小企業向けのものから、大企業向けのものまで様々なサービスがあります。そのため自社の規模とシステムが合っているかをチェックすることが大切です。自社の規模と合っていないシステムを選んでしまうと、費用対効果が適していない、使わない機能が多くなってしまうなど運用に支障が出てきてしまいます。
●利用したい機能があるか確かめる
ワークフローは企業によって様々なルートがあります。ワークフローシステムを導入する目的は申請業務の効率化です。そのため自社に必要な機能が搭載されていないと本末転倒になってしまいます。選定時には自社の業務効率化につながる利用したい企業があるかを確かめることが大切です。多機能だからといって、自社に適した機能があるとは限らないのできちんと精査すると良いでしょう。
●社内のどの業務まで対応させるか考える
ワークフローシステムを社内のどの業務まで対応させるかを考えることも大切です。まずはスモールスタートを考えていても、将来的にはあらゆる部署の業務と連携させたいと考えているのであれば、拡張性や既存システムとの連携も大切になってきます。ワークフローシステムを導入することで目指すゴールをどこに置くかを考えると良いでしょう。
●操作画面の見やすさ・操作のしやすさを比較する
システムを導入しても担当者や従業員が使いにくいと感じてしまうと、業務効率にはつながっていきません。そのため事前に操作画面の見やすさや操作のしやすさを比較すると良いでしょう。デモ画面や実機を触らせてもらうなどをして、比較していくのがおすすめです。またワークフローシステムの中には無料トライアルを行っているものもあるので、確認してみてください。
●システムが拡張しやすいかも考える
ワークフローシステムの導入が軌道に乗れば、あらゆる業務にも拡張していく可能性が考えられます。基幹システムやグループウェアとの連携はもちろんのこと、自社の業務において将来的にワークフローシステムと連携して運用したい業務はないかなどを洗い出しておきましょう。将来的な拡張を考えるのであれば、拡張のしやすさも重要な点です。
ワークフローシステム導入の流れ
ワークフローシステム導入は下記のような流れで進んでいきます。
●問題・課題を洗い出す
まずは自社内の問題・課題を洗い出していきます。自社内にどんな問題や課題があり、ワークフローシステムを導入することでどう解決していきたいかを決めていきます。実際に適用したい業務の帳票をまとめておく、承認ルートを決めておくなどもしておくと良いでしょう。
●ワークフローシステムを選ぶ
問題・課題で洗い出したものを解決できるワークフローシステムを選んでいきます。失敗しない選び方などを参考に絞っておきましょう。
●部門内での試験導入する
導入するワークフローシステムを決めたら、いきなり全社で導入するのではなく部門内で試験導入をするのがおすすめです。なぜなら試験導入することで、実際の運用の課題や問題点が見つかるからです。また、スモールスタートにすることで、運用ノウハウも社内に貯まっていきます。本格運用するための準備期間と考えると良いでしょう。
●試験導入後の問題・課題をまとめ改善案を練る
試験導入で出てきた問題や課題をまとめ、改善案を練ることで、本格導入を行った際にスムーズな運用につながっていきます。実際の現場の意見や問題点の共有などを行い、具体的な改善案につなげていくことが大事です。
●部門間で本格導入する
改善案が練られれば、部門間での本格導入を進めていきます。部門間での本格導入を行う際は、全社導入をした時にスムーズに運用ができるようにプロジェクトチームを組むと良いでしょう。関連部署から数名のメンバーを参加させ、実際の運用を行っていきます。運用の中で新たな課題や要望が出た際はまとめておき、全社導入の際に改善案として盛り込んでおきましょう。
●システムの設定を進める
ワークフローシステムの設定も進めていきましょう。申請フォーマットの作成や承認ルートの設定、ほかシステムとの連携などもあれば、進めていくのがベストです。
●運用体制を整備する
ワークフローシステムを運用する際の体制を整備していきます。問い合わせ対応の体制やトラブル管理体制、定時内でのシステム運用体制など、運用がスムーズに進むような体制を整備していきます。
●マニュアルを作成しエンドユーザー教育を実施する
全社内で本格導入をする前にシステムを運用していくマニュアルを作成しておくのがおすすめです。社内にはシステムに強い人から弱い人まで、様々いるため共通の運用マニュアルを作っておくことで、よりスムーズな運用が期待できます。作成したマニュアルをもとにエンドユーザー教育を実施していくことで、運用への準備が整っていきます。
●全社内で本格導入を開始する
テスト環境から本番環境へ移行し、いよいよ全社内で本格導入を開始していきます。運用開始後も問題点が出てくる可能性はありますが、運用体制に沿って対応していきましょう。
ワークフローシステムを構築する方法
ワークフローシステムは自社ですべてを整える必要はありません。導入したいワークフローシステムの販売元の企業が、構築をサポートしてくれます。ワークフローシステムの設定はもちろんのこと、既存システムとの連携やシステムの統廃合なども行ってくれる可能性があります。なお、どこまで構築をサポートしてくれるかは、対応する企業によって異なるので、検討段階できちんと確認しておくことが大事です。
販売元企業に独自システムの開発を依頼できる？
結論からいえば、対応している企業であれば依頼は可能です。そのため事前に独自システムの開発依頼が可能か確認すると良いでしょう。独自システムを開発する際は「フルスクラッチ開発」か「パッケージシステムのカスタマイズ」の方法が、考えられます。
フルスクラッチ開発はその名の通り、独自システムをゼロから作り上げることです。自社の業務に適したシステムが開発できる反面、時間やコストがかかってしまうのが難点です。一方でパッケージシステムのカスタマイズは、汎用性の高いシステムの一部を自社の業務に合わせてカスタマイズを行う開発方法です。すでにある既存システムの一部をカスタマイズする方法なので、コストや時間は大きくかからないのがメリットです。
それぞれの詳細については以下のページで紹介していますので、参考にしてみてください。
▶ スクラッチ開発とは？パッケージ開発との違いについても紹介
ワークフローシステムの導入は外注も検討して
ワークフローシステムを導入することで、社内・組織内の業務スピードは飛躍的に上がっていくことが期待できます。自社の課題や運用方法などを洗い出し、必要な機能はなにか、自社に適しているシステムはどれかなどを検討していくと良いでしょう。今後はさらにDX化が進むことが予想されます。ワークフローシステムの導入で電子化による業務効率化を達成してみてください。
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